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Investigación bibliotecológica

versão On-line ISSN 2448-8321versão impressa ISSN 0187-358X

Investig. bibl vol.37 no.95 Ciudad de México Abr./Jun. 2023  Epub 27-Maio-2024

https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2023.95.58709 

Artículos

Fundamentos teóricos para diseñar cuadros de clasificación como sustento de la legislación archivística en México

Theoretical foundations to design classification tables as support for archival legislation in Mexico

Guadalupe Mireya Reyes Olvera* 

* Facultad de Ciencias de la Información, Universidad Autónoma de San Luis Potosí, México. mireya.reyes@uaslp.mx.


Resumen

Desde la aprobación de importantes disposiciones en materia archivística, las instituciones públicas en México tienen la obligación de diseñar sus propias herramientas documentales. Al revisar la teoría archivística se comprueba que esta ciencia cuenta con una metodología que contribuye a la correcta organización de archivos. No obstante, en la práctica, los criterios metodológicos que se han implementado son diversos debido a falta de homogeneización como establece la ley. Esto, a pesar de que el Archivo General de la Nación formuló un Instructivo para construir cuadros de clasificación.

Derivado de lo anterior, en esta investigación se establecen tres criterios metodológicos para elaborar cuadros de clasificación. Los aspectos que se proponen tienen fundamento teórico en la archivística. El primer criterio, el estudio de la institución y sus funciones, a través de la identificación de los procedimientos administrativos que ejecuta, a partir de la normatividad que le da sustento jurídico como organismo. El segundo criterio, el principio de procedencia, el elemento científico archivístico en el que se sustenta el proceso de clasificación. Y, el tercero, el estudio de los antecedentes de la institución productora, para conocer el contexto administrativo en el que se han generado los documentos que conforman el archivo.

Palabras clave: Archivos públicos; Legislación archivística; Criterios metodológicos archivísticos; Cuadros de clasificación

Abstract

Since the approval of important provisions on archival matters, public institutions in Mexico have the obligation to design their own documentary tools. When reviewing the archival theory, it is verified that this science has a methodology that contributes to the correct organization of archives. However, in practice, the methodological criteria that have been implemented are diverse due to lack of homogenization as established by law. This, despite the fact that the General Archive of the Nation formulated an Instruction to build classification tables.

Derived from the above, this research establishes three methodological criteria to design classification tables. The aspects proposed have a theoretical basis in archiving. The first criterion, the study of the institution and its functions through the identification of the administrative procedures it executes, based on the regulations that give it legal support as an organism. The second criterion, the principle of provenance, the archival scientific element on which the classification process is based. And, the third, the study of the background of the producing institution, to know the administrative context in which the documents that make up the archive have been generated.

Keywords: Public archives; Archival legislation; Archival methodological criteria; Classification tables

Introducción

La archivística trata los aspectos teóricos y prácticos de los archivos, así como su función. El objetivo principal es resolver doctrinalmente cómo se forman, se organizan y se conservan los archivos (Mendo, 1995: 130). En efecto, corresponde a esta ciencia establecer la metodología que coadyuve a construir las herramientas archivísticas que permitan organizar los documentos de archivo.

Desde esa perspectiva, esta investigación tiene como objetivo proponer los criterios metodológicos en los que se sustenta el diseño de herramientas de clasificación, en función de los enunciados teóricos de la ciencia archivística y, por otro lado, estudiar los preceptos que emanan de la legislación para los archivos en México.

La creación de nuevas disposiciones legales que regulan la organización documental exige la homogeneización en sus procesos de clasificación y en el diseño de instrumentos. En este sentido, es necesario promover el uso de métodos encaminados al desarrollo de los archivos en las instituciones públicas para garantizar la organización, el control de los documentos y el acceso a la información.

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP) determina que es atribución del Instituto de Transparencia "coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para [...] la organización de archivos de las dependencias y entidades" (2016: 8). Para este propósito, el Archivo General de la Nación (AGN) publicó el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística. No obstante, al revisar las etapas de trabajo que propone el Instructivo y la estructura de los cuadros de clasificación que presenta, se comprueba que su formulación es aplicable únicamente en las dependencias del Poder Ejecutivo Federal (Archivo General de la Nación, 2012: 21). Esta situación la provoca una ausencia de criterios como los que plantea la teoría archivística, los cuales permitirían a los sujetos obligados tener una guía metodológica para realizar la clasificación de documentos en las entidades estatales y municipales.

La Ley General de Archivos (LGA) también hace referencia al trabajo de organización. El artículo primero enfatiza la importancia de establecer principios homogéneos: Esta Ley es de orden público en todo el territorio nacional y tiene por objeto determinar los principios para la organización homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo, así como de cualquier persona física o moral en las entidades federativas y los municipios (2018: 1).

De la LGA se subrayan tres elementos para desarrollar esta propuesta. El primero, el aspecto de la homogeneidad, en el cual se debe hacer énfasis al establecer los principios y métodos para organizar documentos de archivo. Segundo, la institución pública, que se refiere a las personas, físicas o morales, situadas en alguno de los tres ámbitos de gobierno: federal, estatal y municipal. Y, tercero, el término de sujeto obligado, el cual hace referencia a cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo que reciba y ejerza recursos públicos que, por poseer documentos públicos bajo su cuidado, esté obligado a dar cumplimiento de las disposiciones que dicta la Ley General de Archivos (2018: 6).

Ante las exigencias jurídicas que precisan la LFTAIP y la LGA, las instituciones públicas y los sujetos obligados designados en las dependencias tienen la facultad de mantener archivos organizados, contemplando los métodos y principios que sean consensuados para realizar dicha actividad.

Al conocer las condiciones físicas y el contexto archivístico en el que hoy se encuentran la mayoría de los archivos públicos, surge de inmediato una interrogante: ¿De qué manera se podrá dar cumplimiento a los mandatos que establece el marco legal de la transparencia, si no se tienen archivos organizados? En este sentido, se ha comprobado la necesidad de implementar un conjunto de criterios homogéneos que contribuyan a la correcta organización de archivos a partir de los cuadros de clasificación.

Para subrayar la necesidad de organizar documentos siguiendo una metodología, Villanueva Bazán sostiene que "[la] metodología archivística no sólo aporta elementos para resolver cualquier cuestionamiento que surja por la aplicación de la Ley, además, la organización y la descripción archivísticas, desarrolladas de manera acorde con los principios que se marcan como universales [...]" (2011: 87-88).

Contemplar los principios archivísticos que guíen la clasificación documental en toda institución debería ser el único recurso a utilizar para alcanzar el objetivo principal de la LGA: lograr la homogeneización en los procesos de archivos. No obstante, a pesar de que existe un método que emana de la ciencia archivística para lograrlo, su implementación aún no es una realidad. Esto a razón de que la metodología para clasificar documentos de archivo en México no ha sido consensuada, y esto se refleja en las diversas interpretaciones teóricas de los principios y en la aplicación de los mismos en los archivos públicos.

Metodología

La propuesta de criterios que secunden en la homogeneización de los procesos de organización y la elaboración de cuadros de clasificación en las instituciones públicas es aplicable en un espacio geográfico nacional. Es tema de interés y observancia en el territorio mexicano, y tiene como objetivo unificar la práctica archivística siguiendo las tendencias teóricas internacionales en la materia. Por lo tanto, se realiza una investigación documental como principal herramienta de información a partir del análisis de las fuentes bibliográficas.

La metodología antes planteada para esta investigación obliga a explorar las propuestas que los teóricos más prominentes han realizado con respecto a los principios, métodos y teorías que dan sustento a las actividades archivísticas más importantes: la clasificación documental y el diseño de cuadros de clasificación. La tarea de clasificación proviene de la necesidad de hacer explícito el "vínculo de archivo" que existe entre los documentos que son el resultado de una misma actividad desde el momento de su creación en la institución productora (Foscarini, 2009: 3). A partir de esta ponderación, en esta investigación se presenta una breve aproximación a la bibliografía archivística en la que se establecen los criterios a contemplar para clasificar documentos de archivo.

Bajo la premisa anterior, se construye un andamiaje teórico que sirva de guía en el trabajo de clasificación. Primero, se analiza un conjunto de criterios, métodos y principios que enmarcan dicha actividad con base en los fundamentos teóricos archivísticos. Después, se revisan los artículos de la legislación archivística; esto, con la finalidad de valorar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad en el trabajo de organización documental en los archivos. Y, por último, partiendo de los resultados obtenidos de esa primera aproximación, se hace una propuesta unificada de los elementos metodológicos que coadyuven a cumplir con los lineamientos que demanda la ley.

Presentación y análisis de resultados

Al revisar el bagaje teórico de la archivística para identificar los criterios, métodos y principios que fundamentan el trabajo de archivo, es preciso destacar tres aspectos que Theodore Schellenberg establece para la clasificación de documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias (1987: 94), aunque este último elemento que el teórico propone sigue siendo tema de debate entre los archivistas de todo el mundo, pues su implementación rompe con el principio de procedencia de los documentos. Años más tarde, Schellenberg compendió una serie de principios para la organización documental, destacando la importancia del análisis funcional, un enfoque desconocido para sus contemporáneos (Foscarini, 2009: 35).

Por su parte, cruz Mundet propone tres aspectos a considerar en la clasificación documental. Primero, debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo. Segundo, debe ser un sistema objetivo, contemplando los principios archivísticos. Por último, la elección del cuadro debe sustentarse en un elemento que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del cual son resultado, es decir, de las funciones que se realizan (1994: 242).

A su vez, Ramon Alberch sostiene que al estructurar un esquema de clasificación antes se debe tener conocimiento detallado de la institución que ha generado la documentación, así como de la estructura administrativa y las funciones que ejerce como resultado de las competencias que tiene atribuidas (2003: 126).

Para Concepción Mendo, la metodología para la clasificación archivística "consiste en la investigación de las características de los dos elementos implicados en la génesis del fondo: el sujeto productor y el objeto producido". De esta forma, se entiende por sujeto productor la persona física u organismo que ha producido y/o acumulado el fondo; y se entiende por objeto producido la totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones documentales que lo conforman (2004: 42).

Y, por último, Fiorella Foscarini, en el mismo contexto, destaca que el estudio de las funciones y actividades del creador de los documentos es un requisito previo para el diseño de un sistema de clasificación documental para los archivos (2009: 4).

Schellenberg (1987), Cruz Mundet (1994), Alberch (2003), Mendo (2004) y Foscarini (2009) adoptan un punto de vista similar con respecto a la clasificación de documentos bajo un enfoque funcional. Esto resulta lógico, pues el carácter funcional deriva de la misma naturaleza y el contenido de los documentos de archivo.

Con base en las reflexiones antes planteadas, se precisa que el estudio de la institución y sus funciones, tal como lo recomiendan los expertos, es un requisito previo en la clasificación documental y tiene un sustento científico que emana de los propios principios archivísticos. Como afirma Concepción Mendo: "el método parte del principio de procedencia" (2004: 36). Por lo tanto, estos componentes teóricos se integran a esta propuesta como criterios metodológicos que deberían enmarcar toda tarea de clasificación en los archivos.

El segundo elemento a reflexionar en esta construcción teórica es con respecto a los criterios de clasificación que los teóricos proponen y los que se han estipulado en la legislación archivística. Para propósitos de este apartado, resulta interesante comprobar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad según la LFTAIP y la LGA, y lo que establece la metodología archivística con relación a los elementos que posibilitan la clasificación documental.

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública tiene por objeto garantizar el derecho de acceso a la Información Pública, en posesión de cualquier autoridad, a toda persona que lo solicite. una de las atribuciones del Instituto de Transparencia, como antes se ha mencionado, es coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración de los criterios para la organización de archivos de las dependencias.

Para cumplir con este mandato, el AGN presentó el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística con el objetivo de establecer los criterios para su diseño uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los lineamientos (2012: 4-5). Se trata de una propuesta metodológica para homologar el diseño de los cuadros de clasificación en las entidades de la Administración Pública Federal.

El Instructivo consta de dos etapas de trabajo. En la primera se pretende identificar las funciones comunes y sustantivas de la institución, estableciendo categorías y niveles documentales de forma jerárquica, asignando una codificación archivística. En la segunda etapa se proponen los procesos de validación, formalización, capacitación, supervisión y asesoría; elementos que tienen como propósito lograr el reconocimiento y aprobación del cuadro de clasificación por parte de las autoridades para que sea difundido y aplicado (Archivo General de Nación, 2012: 16-20)

A pesar de que el Instructivo plantea aspectos válidos que secunden en el diseño de cuadros de clasificación, como lo es contar con conocimientos amplios para la identificación de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo a partir del análisis de los documentos jurídicos y normativos de la institución (Archivo General de Nación, 2012: 15-17), se observa que en ninguno de sus dos apartados alude a los principios archivísticos que deben fundamentar todo trabajo de organización según la metodología que los teóricos proponen. Además, las etapas de trabajo y la estructura de los cuadros de clasificación que presenta el Instructivo únicamente son aplicables en instituciones públicas de nivel federal, dejando de lado los ámbitos estatal y municipal. Sin duda, esto representa una limitante cuando se pretende homogeneizar los criterios de clasificación en las dependencias ubicadas en los tres ámbitos de gobierno.

Ahora bien, la Ley General de Archivos expresa de forma explícita el aspecto de la homogeneidad en los procesos archivísticos y los criterios utilizados. Como su principal objeto, la Ley plantea establecer los principios y bases generales para la organización homogénea de archivos públicos (2018: 1-2). A continuación, se resumen los aspectos más importantes que la Ley precisa al respecto.

La Ley General de Archivos busca promover el uso de métodos y técnicas archivísticas que garanticen la organización de documentos de archivo. Por lo tanto, es responsabilidad de los sujetos obligados organizar de manera homogénea los documentos que produzcan, reciban o posean, de acuerdo con sus facultades y funciones, tomando en consideración los estándares y principios en materia archivística. Se destaca la importancia de aplicar los métodos de organización y de dotar a los documentos de archivo con los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original (2018: 1-9).

Para realizar las actividades que se estipulan en la Ley, es necesario tener conocimiento del trabajo documental. A diferencia de la LFTAIP, la LGA determina que los encargados de cada área de archivo deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos y experiencia acreditada en archivística (2018: 11). Esto es un gran logro para los archivistas que se han preparado en las aulas universitarias de nuestro país, pues poco a poco se ha consolidado el reconocimiento de la profesión y del quehacer que realizan.

La Ley General de Archivos ha encomendado al área coordinadora de archivos la función de elaborar los criterios específicos y recomendaciones en materia de organización de archivos (2018: 12). La importancia de este mandato es trascendental, pues de la correcta elaboración de las normas archivísticas por este grupo de trabajo dependerá que la institución cuente con una metodología válida para la clasificación de sus documentos.

En este segundo elemento analizado, relacionado con la aplicación y la utilidad de los criterios archivísticos que los teóricos han formulado, y lo que se ha estipulado en la LFTAIP y la LGA, es posible constatar que, en el sentido estricto de la palabra, no es posible cumplir con el aspecto de la homogeneización como lo precisa la legislación archivística. Pues si bien la Ley General de Archivos establece los preceptos normativos que señalan el respeto de los principios archivísticos y la obligatoriedad de contar con una estructura orgánica de la institución como requisitos previos para diseñar un cuadro de clasificación (2018: 9), desde la perspectiva teórica de la archivística estos enunciados no son suficientes para construir una herramienta de clasificación. Hablar de homogeneización implica proponer, definir, consensuar y unificar la aplicación de mecanismos archivísticos, junto con el Archivo General de la Nación (según lo estipula la LFTAIP), y establecer una metodología válida que las entidades y los sujetos obligados en los tres ámbitos de gobierno deberían cumplir.

Discusión

A partir de esta investigación, y con los resultados que arrojaron los elementos antes analizados (los criterios archivísticos que los teóricos proponen para elaborar cuadros de clasificación y los que precisa la normatividad archivística), se presentan finalmente los aspectos que se recomienda contemplar en la clasificación de documentos.

Es necesario mencionar que los componentes que conforman esta propuesta derivan de un trabajo de tesis doctoral, en el cual cada criterio que aquí se presenta ha sido ampliamente estudiado. Por esta razón, ha quedado más que justificado por qué esta guía metodológica será una herramienta de gran utilidad para los sujetos obligados.

El andamiaje metodológico se integra por tres criterios archivísticos a considerar en el proceso de clasificación.

Primer criterio metodológico: la institución y sus funciones

En este primer criterio archivístico que precede a la organización documental resulta obligatorio tener conocimiento profundo de la institución que ha generado los documentos. Es necesario identificar las funciones que han dado origen al acervo que se pretende organizar; como afirma Mendo: "la identificación es la mejor herramienta para aplicar el principio básico de la archivística: el de respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo" (2004: 42).

Derivado de lo anterior, se entiende por "función" el propósito, la responsabilidad, la tarea o la actividad de alto nivel que sea asignado a la agenda de responsabilidad de una institución por legislación, política o mandato, que, cuando se realiza, dará como resultado una institución o un individuo que produce los resultados esperados en servicios que está obligado a proporcionar (Sabourin, 2001: 144).

Así, la identificación de las funciones y los documentos que resultan de su ejecución no es tarea sencilla. Para este trabajo de análisis, es necesario apoyarse en el marco jurídico de la institución productora: sus leyes, reglamentos, manuales de organización y de procedimientos, etcétera. Así, esta investigación permitirá conocer el contexto administrativo en el cual fueron producidos los documentos. Al mismo tiempo, este procedimiento posibilita identificar las oficinas y las funciones para agruparlas de forma jerárquica en secciones y series documentales que conformarán el esquema de clasificación.

Segundo criterio metodológico: el principio de procedencia de los documentos

La clasificación documental es un proceso archivístico que tiene sustento teórico en un método científico. Ante grandes volúmenes de documentos sin tratamiento alguno es indispensable aplicar una estrategia de trabajo que permita la correcta organización de los fondos. El segundo criterio en el que se fundamenta la clasificación es el principio de procedencia de los documentos.

Con respecto a este principio, Theodore Schellenberg afirmó que había varias razones para aceptarlo, entre ellas: porque el principio de procedencia protege la integridad de los documentos; porque proporciona al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y utilizar los documentos que están bajo su custodia; y, porque desplazó a la ordenación de documentos por materias (1979: 34-38).

El principio de procedencia, también conocido como "el principio de respeto de los fondos", consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas (Duchein, 1986: 69). Desde este contexto, al hablar de respeto de los fondos se acepta respetar el origen o la procedencia de los documentos de un mismo fondo.

El principio de procedencia es considerado por la mayoría de los teóricos como doctrina fundamental en la clasificación archivística, esto, a pesar de que algunos expertos han puesto en duda la vigencia y utilidad que hoy en día tiene este principio. Al respecto, Terry Cook (2001: 16) asegura que el principio de procedencia debe revalorarse para construir una nueva conceptualización que involucre el contexto social en el que se producen los documentos. En este sentido, Antonia Heredia enfatiza: "me pronuncio por la permanencia del principio de procedencia como nuestro primero, principal, natural y más general de los principios archivísticos, frente a quienes lo ignoran, evitan hablar de él o declaran su inutilidad" (2012: 115).

Tercer criterio metodológico: la evolución histórica de la institución que produce los documentos

El tercer criterio archivístico que se debe contemplar en el proceso de clasificación es el estudio de la evolución histórica del organismo productor de los documentos. Analizar el contexto administrativo e histórico de la institución productora permitirá conocer las vicisitudes que ha tenido, su desarrollo orgánico y el crecimiento del volumen documental.

Obtener este conocimiento es necesario si se pretende implementar un sistema de clasificación siguiendo un criterio orgánico-funcional, pues el crecimiento de la estructura orgánica de las instituciones públicas hace más compleja la producción documental en las unidades administrativas (Reyes, 2020: 111). Por otro lado, se precisa que todo cambio, adición o modificación que se haga en el organigrama institucional impactará de forma directa en la producción de documentos. Heredia apoya esta idea, cuando afirma: "Los organigramas [de las instituciones] se complican con el tiempo al aumentar su gestión, creándose nuevas dependencias administrativas como resultado de aquélla" (1983: 479).

El conocimiento exhaustivo de la evolución orgánica y los cambios administrativos que han tenido las instituciones públicas en nuestro país, siguiendo los periodos cronológicos que se han establecido para estudiar la historia de México, permitirá identificar los fondos y los grupos documentales que las conforman. Parte de este trabajo de análisis se realiza con el estudio de la institución y sus funciones.

Después de este breve recorrido teórico y normativo, se manifiesta que el conocimiento de los tres criterios archivísticos que se proponen representa una guía fundamental para diseñar la herramienta de organización. La apropiación de estos aspectos por parte de los sujetos obligados permitirá alcanzar los objetivos de organización que establece la legislación archivística para las dependencias públicas.

Conclusiones

Los archivos públicos en México desempeñan un papel importante para el gobierno, las instituciones y los ciudadanos. Por esta razón, en los últimos años se aprobaron novedosas disposiciones archivísticas con el objetivo de lograr procesos homogéneos en la organización de documentos en las entidades públicas.

Derivado de la presente investigación se logró constatar la ausencia de un método archivístico unificado que sirva de guía a los sujetos obligados en el trabajo de clasificación documental. Como consecuencia de esto, la construcción de cuadros de clasificación se realiza sin una perspectiva teórica enfocada en los principios archivísticos: el conocimiento previo del organismo productor y de las funciones que ejecuta. Para coadyuvar en la homogeneización de criterios archivísticos, estos elementos se podrían adicionar en la primera etapa de trabajo del Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística del AGN.

Establecer una metodología que sirva de guía en el quehacer archivístico no es tarea sencilla. Al respecto, Antonia Heredia explica las razones:

En el área de los archivos, la dificultad de sentar unas normas que afectan fundamentalmente a la organización con criterios fijos, partiendo desde luego de la aceptación del respeto al origen de los fondos, procede de aquellos vicios de procedimiento que han sido, y siguen siendo, difíciles de desterrar. La razón de esta dificultad está en el mismo hecho de la producción documental, resultado de diferentes procedimientos administrativos que persiguen finalidades distintas y, como consecuencia, dan lugar a estructuras diversas y documentos variadísimos en su tipología y en sus soportes. Además, la idea de tener normas rigurosas hace desviarnos de los planteamientos teóricos, orientaciones equivocadas y faltas de todo rigor archivístico. (1991: 37-38).

A partir de la necesidad metodológica que existe en los archivos y la falta de aspectos homogéneos para la clasificación documental como lo estipulan los preceptos archivísticos, en esta investigación se formularon tres criterios encaminados a orientar a los sujetos obligados en el proceso de clasificación: el estudio de la institución y sus funciones, el principio de procedencia de los documentos y el de evolución histórica de la institución que produce los documentos.

La propuesta tiene fundamento científico a partir de los aspectos analizados como parte del andamiaje teórico:

El primero, con base en los enfoques teóricos que formulan los expertos para la organización de documentos de archivo. Al revisar las fuentes bibliográficas en archivística se comprobó que la metodología que se plantea para el proceso de clasificación no ha sido consensuada. No obstante, a pesar de la inexistencia de un método unificado, se identificaron algunas coincidencias en los componentes metodológicos archivísticos que posibilitan la clasificación documental, los cuales son propuestos por Theodore Schellenberg (1987), Cruz Mundet (1994), Ramon Alberch (2003), Mendo Carmona (2004) y Fiorella Foscarini (2009), como son: el estudio de la institución productora y las funciones que realiza, el conocimiento de la estructura orgánica, y el respeto del principio de procedencia, como parte fundamental de la metodología.

En el segundo elemento de esta investigación, con el objeto de constatar la teoría archivística con la legislación y determinar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad según lo establecen la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos; se analizó de forma exhaustiva el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística y se encontraron dos aspectos importantes que impiden afirmar que el documento normativo es válido para construir una herramienta de organización, de acuerdo con la metodología archivística y según el elemento de homogeneidad que estipula la legislación.

Primero: Aunque la Ley General de Archivos hace énfasis en el aspecto de homogeneización en el uso de criterios y señala la importancia de organizar documentos bajo estándares archivísticos contemplando los principios (2018: 12), en el Instructivo no se menciona el principio de procedencia ni el de orden original en ninguna de las dos etapas que constituyen el trabajo archivístico. Esto prueba que el documento carece de un sustento teórico según la ciencia archivística.

Segundo: Al revisar las etapas del trabajo archivístico y los modelos de cuadros de clasificación que presenta el Instructivo, es posible corroborar que éste sólo es aplicable en las entidades de la administración pública federal. Por lo tanto, esto es una limitante cuando se pretende homogeneizar los criterios de clasificación en las instituciones de gobierno en sus tres ámbitos.

En función de los aspectos analizados, esta propuesta representa el fundamento teórico para la clasificación documental en las instituciones públicas en México. Se trata de una herramienta archivística que cumplirá con tres propósitos principales. El primero, que se reconozca la importancia y la validez que tienen los principios archivísticos como estándares universales que ofrece la ciencia para sustentar la clasificación de documentos y el diseño de esquemas de clasificación. El segundo, que los sujetos obligados comisionados en las instituciones públicas cuenten con una guía metodológica para las actividades de clasificación. Y, el tercero, coadyuvar en la homogeneización de los criterios archivísticos que plantean la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos.

Referencias

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Para citar este texto: Reyes Olvera, Guadalupe Mireya. 2023. "Fundamentos teóricos para diseñar cuadros de clasificación como sustento de la legislación archivística en México". Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información 37 (95): 185-198. http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2023.95.58709.

Recibido: 20 de Febrero de 2023; Aprobado: 24 de Abril de 2023

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