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Investigación bibliotecológica

versão On-line ISSN 2448-8321versão impressa ISSN 0187-358X

Investig. bibl vol.37 no.94 Ciudad de México Jan./Mar. 2023  Epub 04-Dez-2023

https://doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2023.94.58654 

Artículos

Modelo de madurez para preservación digital basado en conceptos de planificación estratégica

Maturity model for digital preservation based on strategic planning concepts

Elba María Bodero Poveda* 

Marisa Raquel De Giusti** 

Cristian Hugo Morales Alarcón*** 

* Grupo de Investigación en Telecomunicaciones, Informática, Industria y Construcción (TEIIC), Facultad de Ingeniería, Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador ebodero@unach.edu.ec

** Servicio de Difusión de la Creación Intelectual PREBI / SEDICI, Facultad de Informática, Universidad Nacional de La Plata, Argentina marisa.degiusti@sedici.unlp.edu.ar

*** Grupo ModSim, Investigaciones en Modelamiento y Simulación, Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador cmorales@unach.edu.ec


Resumen

Para la preservación digital a largo plazo, las entidades requieren de un análisis coherente de aspectos internos y externos que faciliten la constitución de un repositorio digital, con una estructura sólida y con altas características de madurez. La presente investigación tiene por objetivo diseñar un modelo de madurez para preservación digital a largo plazo, que incluya las características de madurez que debe poseer un repositorio digital para conservar los objetos digitales en su fase más alta, el estándar de auditoría ISO 16363 y los principios más importantes de la planificación estratégica. Este modelo fue validado por expertos mediante el método Delphi y un caso de estudio en el repositorio digital SEDICI. El modelo de madurez propuesto se centra en una valoración cuantitativa porcentual; se indica su proceso y la descripción de sus fases. Se integraron tres perspectivas de análisis y tres principios de planificación estratégica.

Palabras clave: Preservación digital; Planificación estratégica; Repositorios digitales; ISO 16363

Abstract

For long-term digital preservation, entities require a coherent analysis of internal and external aspects that facilitate the constitution of a digital repository, with a solid structure and high maturity characteristics. The present research aims to design a maturity model for long-term digital preservation, which includes the maturity characteristics that a digital repository must have to preserve digital objects at its highest stage, the ISO 16363 audit standard and the most important principles of strategic planning. This model was validated by experts using the Delphi method and a case study on the SEDICI digital repository. The proposed maturity model focuses on a quantitative percentage assessment, its process, the description of its phases, three analysis perspectives and three strategic planning principles were integrated.

Keywords: Digital preservation; Strategic planning; Digital repositories; ISO 16363

Introducción

“Los documentos se constituyen como testigos que proveen evidencia, explicaciones y pruebas, tanto para los sucesos ocurridos en el pasado, como para las decisiones que se toman en el presente” (International Council of Archives, 2016: párr. 1). El Proyecto de Carta para la Preservación del Patrimonio Digital elaborado por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), en su artículo 5, menciona: “la preservación del patrimonio digital empieza por la concepción de sistemas y procedimientos fiables que generen objetos digitales auténticos y estables” (2003: 13). Así también, en su artículo 8, postula: “los estados miembros han de disponer de mecanismos adecuados para garantizar la protección del patrimonio digital” (2003: 14).

Las pérdidas y la degradación condicionan la conservación de los objetos digitales, por ende, la “preservación digital como actividad formal prevé la gestión de archivos ante riesgos digitales ocasionados por errores humanos, obsolescencia tecnológica, desastres naturales y problemas de tipo informático” (Leija, 2017: 5). En la preservación digital se presentan retos técnicos, así como problemas de índole organizativa, económica y legal (Térmens, 2014), por lo que resulta necesario el compromiso de los involucrados, así como el establecimiento de planes y procedimientos a largo plazo (Carrazana, 2014).

El término madurez indica la mejora de un sistema, proceso o procedimiento que ha alcanzado su etapa de gestión más alta. El planteamiento de madurez de preservación digital a largo plazo se encuentra relacionado con la planificación estratégica; para alcanzarla, la organización debe establecer lineamientos claros, misión, visión, objetivos, analizar su contexto, evaluar y retroalimentarse. La etapa más alta de un modelo de madurez de preservación digital, según Dollar y Ashley (2015) en su modelo Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM), está conformada por: un enfoque estratégico, la mejora continua, la evaluación, el monitoreo y la gestión del riesgo. Así también, Cuervo, Isaacs y Castellanos (2021) resaltan categorías adicionales, como: instrumentos de gestión, infraestructura, planificación, articulación de procesos, identificación de necesidades, asignación y proyección de recursos. Por ende, estos aspectos indican que la preservación digital posee componentes técnicos, administrativos y estratégicos.

Rumelt (2011) define la estrategia como un conjunto coordinado de acciones para abordar los problemas identificados en el diagnóstico de los principales desafíos de una organización. En tanto, la planificación estratégica, según Rodríguez (2014), está conformada por las acciones organizadas, definidas y disciplinadas que realiza la organización para cumplir su misión y visión. Las organizaciones, para alcanzar sus metas, implementan objetivos estratégicos concretos y mesurables, denominados directrices o fases.

Un modelo de madurez de preservación digital a largo plazo, que aplique principios de planificación estratégica, debe establecer un lineamiento base para que las entidades puedan alcanzar la fase más alta de conservación de objetos digitales. Resulta necesario analizar los elementos que componen una preservación digital sustentable. Así también, se debe estudiar el proceso de planificación estratégica en función de establecer el ¿cómo?, para llegar a alcanzar dicha madurez. Por consiguiente, esta investigación analizó estándares, modelos de auditoría, modelos de madurez de preservación digital y tres modelos de planeación estratégica: el perteneciente a David (2013), que cumple con las directrices de la Advance Collegiate Schools of Business (AACSB); el de Goodstein, Nolan y Pfeiffer (1998), que se centra en los valores corporativos e innovación; y el de Kaplan y Norton (2016), dirigido a la evaluación y seguimiento de la planificación estratégica.

El aporte principal de este estudio es crear un modelo de madurez para la preservación digital a largo plazo, basado en conceptos clave o principios de planificación estratégica. Se pretende determinar un marco de referencia, con un proceso sistemático para alcanzar la madurez de preservación digital más alta, definiendo mecanismos de evaluación, seguimiento y mejora de los resultados de forma porcentual.

Esta investigación responde a las siguientes preguntas de investigación. RQ1: ¿Qué elementos se asocian con el modelo de madurez de preservación digital propuesto? RQ2: ¿Qué modelo de madurez para preservación digital debe adoptar una organización basada en los conceptos de preservación digital y de la planificación estratégica? y RQ3: ¿Qué validez muestra el modelo de madurez para preservación digital propuesto mediante la evaluación de expertos y la aplicación de un caso de estudio?

Metodología

Considerando que el tema de investigación ha sido poco explorado, se emplea un enfoque cualitativo (Marshall y Rossman, 2011). Se asumió un diseño de teoría fundamentada porque se consideraron las relaciones entre los conceptos que conforman el fenómeno, tanto de preservación digital como de planificación estratégica. Además, se integraron los resultados de la evaluación de expertos a la propuesta, y el caso de estudio aplicado al repositorio digital SEDICI. Las variables presentadas en esta investigación son el modelo de madurez de preservación digital y los conceptos clave (o principios) de la planificación estratégica. La hipótesis planteada es la siguiente: resulta posible diseñar un modelo de madurez de preservación digital que integre el cumplimiento de la auditoría, las características de madurez en su etapa más alta, y los tres principios de planificación estratégica. El procedimiento de esta investigación es sistemático y se detalla a continuación:

  1. Se identificaron las características de modelos, estándares y metodologías de auditoría de preservación digital a través de una Revisión Sistemática de la Literatura (SLR). El protocolo de revisión se basó en la metodología desarrollada por Kitchenham y Charters (2007), complementada con los estudios de Fonseca-Carrera (2014), Morales et al. (2018), y Bodero, De Giusti y Morales (2022). En esta fase se realiza: (a) la formulación de preguntas de investigación, (b) la especificación de los criterios de inclusión y exclusión, (c) la selección de fuentes de información y criterios de búsqueda, (d) la búsqueda y depuración de estudios candidatos, (e) la selección de estudios primarios y (f) la extracción de características.

  2. Se efectuó una aproximación al modelo de madurez propuesto a través de un análisis de contenido de los modelos de planificación estratégica utilizados en empresas e instituciones a nivel mundial (Bodero, De Giusti y Morales, 2021a). En esta etapa se obtuvo el proceso para la planificación de la preservación digital, la comparación de los modelos de planeación estratégica, los objetivos estratégicos estándares y los principios de la planificación estratégica: auditoría, estrategia y gestión del riesgo.

  3. Una vez extraída la información de la preservación digital y de los modelos de planificación estratégica en su aspecto conceptual, se diseñó un modelo de madurez para preservación digital a largo plazo, detallado en la siguiente sección de este artículo.

  4. La validez de este modelo asume una serie de interacciones con las fuentes generadoras de información, con la finalidad de extraer el conocimiento suficiente para solucionar la problemática. Se hizo uso de dos métodos:

    • Método de investigación Delphi (panel de expertos): permitió evaluar el modelo de madurez de preservación digital propuesto y sus instrumentos de aplicación. Se empleó el siguiente procedimiento: (1) diseño del instrumento de evaluación del modelo, (2) selección del panel de participantes, (3) ronda inicial, (4) rondas sucesivas, y (5) resultados. El instrumento empleado por los expertos se fundamentó en los criterios para evaluación de teorías de Martínez (2007), ajustado a modelos de preservación digital (Bodero, De Giusti y Morales, 2021b). Colaboraron cuatro profesionales de cuarto nivel académico (PhD), dos con experticia en el área de preservación digital y dos en la de planificación estratégica.

    • Caso de estudio: el modelo de madurez de preservación digital diseñado se aplicó al Servicio de Difusión de la Creación Intelectual, Repositorio Digital Institucional Central de la Universidad Nacional de La Plata, Argentina. Más tarde se ajustó el modelo de madurez propuesto con el nuevo conocimiento empírico obtenido de la implementación.

Presentación y análisis de resultados

A. Elementos asociados al modelo propuesto

Los elementos de preservación digital y planificación estratégica asociados al modelo propuesto se observan en la Figura 1. Se destaca el modelo de madurez propuesto por Dollar y Ashley (2015): Digital Preservation Capability Maturity Model (DPCMM), donde constan los requisitos de madurez en su fase más alta. El DPCMM se construye sobre la base de ISO 14721 (OAIS) e ISO 16363 (Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza); este último está basado en las Trustworthy Repositories Audit & Certification (TRAC).

Figura 1 Elementos de preservación digital y planificación estratégica asociados al modelo propuesto 

Así también, los elementos de la planificación estratégica de este modelo de madurez se encuentran conformados por el Modelo de Fred David (2013), y el de Kaplan y Norton (2016): el primero en el proceso y las actividades clave, el segundo en evaluación y seguimiento. Adicionalmente, Goodstein, Nolan y Pfeiffer (1998) contribuyen a conceptualizaciones sobre el análisis de brechas y valores organizacionales. Se incluye el análisis de Factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos, Ecológicos y Legales (PESTEL) en una entrevista, y la matriz de análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO).

A partir del examen de los elementos de preservación digital se construye la siguiente premisa: para preservar adecuadamente los objetos digitales, el repositorio debe cumplir con una auditoría de preservación digital. De igual manera, a partir del análisis de los elementos de planificación estratégica, se crea la premisa de que una organización debe cumplir con su estrategia a través de la gestión adecuada del riesgo para consumar su visión. Estas premisas se integran a la generación del modelo de madurez de preservación digital propuesto.

B. Presentación general del modelo

El modelo de madurez de preservación digital mediante la aplicación de los principios de la planificación estratégica puede observarse en la Figura 2. El proceso de aplicación se planteó en tres fases: (1) Formulación de la estrategia, (2) Implantación de la estrategia, y (3) Evaluación de la madurez. Este modelo cuenta con varias actividades para su desarrollo, y su proceso de aplicación se enfoca en tres perspectivas: infraestructura organizativa, gestión del objeto digital, y gestión de infraestructura y seguridad. El periodo fijado para la ejecución del plan puede variar de tres a cinco o diez años, dependiendo de los recursos asignados. En tanto, la capacidad tecnológica y otros factores externos pueden afectar la ejecución del plan.

Figura 2 Modelo de madurez para preservación digital a largo plazo aplicando principios de planificación estratégica 

La aplicación de este modelo de madurez de preservación digital, una vez socializado, inicia con el instrumento o matriz de aplicación, que incluye una hoja de datos generales. Posteriormente, se realiza una entrevista a los encargados del repositorio digital; pueden participar tanto directivos como técnicos, pues el objetivo es tener una idea clara del contexto político, económico, sociocultural, tecnológico, ecológico, ambiental y legal de la entidad. La entrevista deberá ser grabada y se recomienda que sea sintetizada en la matriz DAFO (ver Anexo 3), en los factores externos (Oportunidades, Amenazas); ésta será complementada posteriormente con la auditoría basada en ISO 16363 para incluir los factores internos (Fortalezas, Debilidades).

C. Formulación de la estrategia

Resulta significativo para la misión describir el propósito del repositorio digital, su razón de existir, valores, prioridades y servicios. La visión no debe enfocarse en aspectos competitivos, debido a que no significan la razón de ser de un repositorio digital: más bien ha de ser planteada con base en la calidad del servicio para garantizar la continuidad a largo plazo. Debe establecerse una coherencia entre los enunciados de la misión y la visión con las políticas y objetivos a cumplir durante el desarrollo del modelo de madurez de preservación digital. En consecuencia, los objetivos estratégicos estándares mostrados por Bodero, De Giusti y Morales (2021a) responderán a la misión y visión planteadas en la organización (o repositorio digital) durante la aplicación de este modelo.

La auditoría basada en ISO 16363 (ver Anexo 1) fue adaptada con la finalidad de calificar trece aspectos derivados del nivel 2 (numeración) de este modelo. Los correspondientes a 3.1, 3.2, 3.3 … y 5.2 guardan relación con los temas principales de la preservación digital. Cada uno de estos trece aspectos llega a una calificación de 1 (uno) o 100 % de cumplimiento. Los criterios de evaluación de ISO 16363, junto con los objetivos estratégicos estándares planteados en esta investigación, se pueden observar en la Figura 3. A éstos pueden añadirse, de ser necesario, objetivos estratégicos adicionales y ponderarse según la visión de la organización y del repositorio digital.

Figura 3 Perspectivas, características de ISO 16363, y objetivos estratégicos estándares 

Una vez realizada la auditoría, se puntúan las características, colocadas a manera de porcentaje en una matriz (ver Anexo 2) en la que pueden presentarse valores entre 0 y 100 %, y semaforizadas de acuerdo con la escala de la Figura 4. Esta escala se plantea considerando el cumplimiento del modelo de madurez DPCMM, compuesto a su vez por una escala de cinco fases: Nominal, Mínimo, Intermedio, Avanzado y Óptimo (Dollar y Ashley, 2015), donde Avanzado y Óptimo se acercan a una alta madurez. A partir de esta escala se considera una división en quintiles del 100 %. Avanzado y Óptimo se encontrarán siempre y cuando se supere el 60 %, esto basado en que Barraza (2007) indica que de 0.60 a 0.65 la escala de confiabilidad Alfa de Cronbach es indeseable. En consecuencia, la escala de semaforización de este modelo de madurez de preservación digital se plantea a partir de 0.65 porque con menos de este valor la confiabilidad se reduce, con lo cual la semaforización es ya de color rojo. Una escala similar bajo este criterio se plantea en la fase de evaluación de madurez.

Figura 4 Fase 1. Formulación de la estrategia 

La formulación y depuración de estrategias permite el cumplimiento de los objetivos estratégicos estándares. Adicionalmente, el usuario de este modelo de madurez podrá plantear otros, dependiendo de su contexto. Para la formulación de estrategias se sugiere revisar la escala mostrada en la Figura 4, en la cual el 100 % corresponde a mantener, explotar y mejorar. A pesar de que la característica se encuentra cumplida en su totalidad, la valoración puede cambiar por factores como: deterioro del hardware, software obsoleto, recursos económicos faltantes, desastres naturales, entre otros. Las estrategias que no han alcanzado el 100 % deben ser planteadas para cumplir, corregir, alcanzar y minimizar las características de la auditoría. Pueden existir aspectos inalcanzables: aun así, se debe minimizar su impacto negativo. La diferencia entre las escalas representa la prioridad del cumplimiento de las estrategias.

Este procedimiento se ejecuta en la matriz denominada “Formulación de estrategias”, compuesta por: numeración, característica, objetivo estratégico estándar y estrategias (ver Anexo 4). En la presente investigación se consideraron los pesos de cada objetivo estratégico estándar de igual valor, sin embargo, se podrá ponderar, de ser necesario, cada objetivo hasta sumar el 100 %.

D. Implantación de la estrategia

La gestión del riesgo se adaptó de Fernández (2004) y el cuadro de mando de preservación digital tomó como paradigma el modelo CMI (Kaplan y Norton, 2016). Esta propuesta de gestión de riesgo cumple con las directrices para planes estratégicos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información, bajo el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD). Dicho modelo indica que, para analizar los riesgos que pueden afectar el sistema de gestión de documentos y archivos de la organización, se debe elaborar una lista, identificarlos, agruparlos y considerar la escala de gravedad y de probabilidad. Así también determinar el impacto, las consecuencias y el tratamiento, y elaborar un informe que puede presentarse a modo de tabla (Red de Transparencia y Acceso a la Información, 2014).

En el primer punto, en la gestión del riesgo se evalúan aspectos relacionados con las estrategias depuradas, pues por cada estrategia puede existir más de una amenaza que afecta su normal cumplimiento. Posteriormente, se califica el impacto de estas amenazas que pueden variar entre 1 y 10, donde 1 es el valor más bajo y 10 el más alto, de tal manera que, si la amenaza impacta negativamente de forma alta, el valor se encontrará en 10 o algo cercano al mismo. De igual forma, es necesario ponderar la amenaza considerando su probabilidad de ocurrir; este valor puede ir desde 10 hasta 100 %, donde el 10 % es una amenaza que tiene la más baja probabilidad de ocurrir y el 100 % significa una alta posibilidad de ocurrencia. El producto del impacto por la probabilidad representa una medida de riesgo que va desde 1, la más baja, hasta 10, la más alta (ver Anexo 5).

En el contexto de la gestión del riesgo, se debe considerar la reacción del repositorio digital, o su capacidad para responder ante la ocurrencia de una amenaza en el cumplimiento de la estrategia: es así que se puntúa de 1 a 10. Si la entidad tiene una alta capacidad de respuesta su valor será de 10 o cercano al mismo; por lo contrario, para una baja o nula respuesta su valor será de 1. Considerando la valoración de impacto por probabilidad y la reacción, se ubica la gestión del riesgo en cuatro cuadrantes (Fernández, 2004). La reacción y el impacto por probabilidad constituyen las variables para valorar la gestión del riesgo.

Posteriormente, se crea un mapa estratégico en el cual se depuran las estrategias formuladas, se organizan por perspectivas y se fija cuáles serán cumplidas a corto, mediano y largo plazo. Así se crea el Cuadro de Mando de Preservación Digital, que es una herramienta que permitirá el seguimiento, la evaluación del desempeño y el cumplimiento de la estrategia; éste se desarrolla con el fin de alcanzar la madurez más alta del repositorio digital.

El Cuadro se presenta en dos matrices: la estratégica (visión holística del cumplimiento de la planificación estratégica del repositorio digital con un nivel de abstracción alto), y la operativa (descripción detallada) (ver Figura 5). Es recomendable iniciar definiendo el Cuadro de Mando de Preservación Digital (CMPD) estratégico, con la finalidad de que sirva como marco de referencia para la construcción del CMPD operativo; sin embargo, es necesario aclarar que la suma del cumplimiento de las estrategias de este último debe verse reflejada en el CMPD estratégico, el cual permite a los directivos revisar de forma rápida el cumplimiento general de la planificación estratégica de preservación digital.

Figura 5 Fase 2. Implantación de la estrategia 

El CMPD estratégico se construye con los campos de perspectiva, característica, objetivo estratégico, cumplimiento en porcentaje o suma del porcentaje cumplido en las estrategias ponderadas, y el CMPD operativo, indicador del cumplimiento a la fecha y responsable del cumplimiento de cada objetivo estratégico (estándar), estrategia, ponderación de estrategia, meta planificada, fecha límite de cumplimiento, meta cumplida, meta faltante, cumplimiento porcentual y, finalmente, el responsable del cumplimiento de la estrategia (ver Anexo 6).

E. Evaluación de madurez

La fase de evaluación de madurez, de vital importancia, y visualizada en la Figura 6, presenta los resultados de la evaluación del modelo de madurez de preservación digital a largo plazo, que aplica los principios de planificación estratégica. Se divide en tres evaluaciones:

Figura 6 Fase 3. Evaluación de la madurez 

La evaluación de madurez basada en la auditoría corresponde al eje Y del cuadrante de evaluación de madurez de preservación digital y se basa en la auditoría realizada al repositorio digital, durante la primera fase (Formulación de la estrategia). Para obtener el valor de la evaluación de madurez basada en la auditoría se promedian las trece características de nivel 2 (numeración) del estándar ISO 16363. Debido a que el promedio es una medida de tendencia central representativa, que vincula la media aritmética de un grupo de valores, esta medida en la evaluación de madurez proporcionará una idea del cumplimiento general de los objetivos estratégicos estándares.

Para la evaluación de madurez basada en el riesgo se calcula un promedio de los valores de las amenazas, tanto de la reacción como del impacto por probabilidad. Una vez ejecutado este cálculo, la evaluación de madurez con base en la gestión del riesgo representa el tamaño de la burbuja y se mide de manera porcentual, haciendo uso de la fórmula presentada en la Figura 6.

Este cálculo se obtiene restando el valor promedio de la reacción de la entidad ante la amenaza, menos el promedio del impacto por probabilidad calculada por cada objetivo estratégico, dividido para 10, con la finalidad de obtener un valor porcentual. Se determina una resta, debido a que el repositorio cuenta con la reacción para responder en el caso de suscitarse la amenaza prevista. A esto se debe restar el riesgo, correspondiente a una situación negativa para el repositorio. Si la reacción es alta, por ejemplo, de 10 y el riesgo medido en impacto por probabilidad es medio, de 4, el valor resultante será 6, que dividido para 10 equivale a 0.6, representando el 60 % de gestión del riesgo, para este ejemplo.

La burbuja de la gestión del riesgo se ubica en el cuadrante de acuerdo con valor del eje X de cumplimiento de la estrategia y del eje Y de cumplimiento de la auditoría, y representa la evaluación del modelo de madurez de preservación digital propuesto. En la Figura 6 se observa un ejemplo de la aplicación en un gráfico de cuadrante y en un gráfico radial, como propone la Matriz del Modelo de Madurez.

La evaluación de madurez fundamentada en el cumplimiento de la estrategia se encuentra en el eje X, constituido por el cumplimiento de la estrategia, el cual mide el avance de los objetivos estratégicos estándares y los demás objetivos formulados adicionalmente, cuya base es la matriz de cuadro de mando de preservación digital estratégico. El valor de este criterio se calcula a través del promedio del cumplimiento porcentual de los objetivos estratégicos. En este modelo de madurez, a medida que se cumple la estrategia, también se cumple la auditoría y viceversa.

Discusión. La validez del modelo

A. Método de investigación Delphi (panel de expertos)

La aplicabilidad de este instrumento fue probada por cuatro investigadores: dos expertos en el área de preservación digital y dos en el área de planificación estratégica. Las rondas aplicadas a través del método Delphi permitieron ajustar este instrumento a estándares de comodidad y de fácil aplicación para los expertos.

Se analizó la valoración de los pares evaluadores internacionales, tres de ellos con una calificación “Alta” que corresponde al 75 % y uno de ellos con una valoración “Máxima” que corresponde al 25 %. Por lo tanto, existe un consenso de aceptación del modelo de madurez propuesto, comprobando además la validez y confiabilidad del instrumento de evaluación de teorías para modelos de preservación digital. La información detallada del análisis de validez mediante el método Delphi se puede observar en el trabajo de Bodero, De Giusti y Morales (2021b). El Anexo 7 contiene una tabla resumen de esta evaluación.

B. Caso de estudio SEDICI

Creado en 2003, el Servicio de Difusión de la Creación Intelectual (SEDICI) de la Universidad Nacional de La Plata (UNLP) tiene como misión: “albergar, preservar, difundir y dar visibilidad a nivel mundial a toda la producción científica e intelectual de las distintas unidades académicas” (Servicio de Difusión de la Creación Intelectual, 2022: párr. 1). Dicho repositorio se rige por los lineamientos de la Open Archives Initiative (OAI), que promueven normativas para la interoperabilidad, con fines de difusión a través del intercambio de metadatos, el almacenamiento y la publicación.

La Figura 7 expone la evaluación de madurez para el caso de estudio de SEDICI en su etapa inicial, el cumplimiento de la auditoría del 89 %, la gestión del riesgo con el 51 %, el cumplimiento de la estrategia se encuentra en 0, porque no se ha empezado a ejecutar aún este criterio. Se muestra una simulación al primer año, con el cumplimiento de la estrategia en un 45 %, lo que afecta a los otros dos principios: cumplimiento de la auditoría (95 %) y gestión del riesgo (60 %). Para el quinto año (final del periodo establecido) los tres criterios de evaluación de madurez se encontrarán al 100 %, alcanzando la preservación digital en su etapa de desarrollo más alta (ver Anexo 7).

Figura 7 Evaluación de madurez de SEDICI al inicio de sus actividades y al primer año 

Conclusiones

Los elementos asociados al modelo de madurez de preservación digital fueron: DPCMM, utilizado para la creación de la escala de cumplimiento en la formulación e implantación de la estrategia y los requisitos de madurez de preservación digital en su etapa más alta. El estándar ISO 16363, que contiene información de ISO 14721 (OAIS) y de TRAC, se asoció al modelo para la auditoría y certificación de repositorios digitales. El estándar ISO 16363 permitió adaptar sus características de evaluación a las perspectivas de análisis y a la formulación de objetivos estratégicos estándares, para la planificación de la preservación digital a largo plazo. Así también, la planificación estratégica se integró a los modelos de Fred David, Kaplan y Norton, y de Gooodstein, Nolan y Pfeiffer. Intervinieron, además, el análisis PESTEL y DAFO para un análisis de entorno y para la formulación de estrategias, respectivamente.

A diferencia de los modelos estudiados durante la SLR, se diseñó un modelo de madurez para preservación digital con análisis desde tres perspectivas, un proceso de tres fases y se incorporaron tres conceptos clave o principios fundamentales de la planificación estratégica. Para el análisis de validez del modelo de madurez se utilizó el método Delphi mediante la evaluación de expertos: éstos indicaron la conformidad con el modelo propuesto y sus instrumentos. Posteriormente, se efectuó la aplicación del caso de estudio a SEDICI, se obtuvo una medición de madurez inicial, una simulación al primer año, y se indicó que alcanzará su etapa de madurez más alta al quinto año con el cumplimiento del 100 % de los criterios de evaluación. La aplicación práctica permitió ajustar el modelo de madurez propuesto, debido a que se incluyó un análisis DAFO a partir de la entrevista al personal de la organización para los factores externos y la auditoría basada en ISO 16363 para los internos.

El modelo de madurez de preservación digital (PD) posee varias ventajas para su aplicación: se centra en la planificación estratégica para alcanzar tanto la visión organizacional como el cumplimiento de la auditoría de PD; esto implica que no sólo guía en el ¿qué? sino también en el ¿cómo? llegar a cumplir esta madurez. Además, su cumplimiento es porcentual pues facilita la medición y el seguimiento. El incluir la gestión del riesgo implica que se establecerán parámetros de mitigación a los sucesos que pueden ocurrir durante la ejecución de la planificación. Finalmente, considerando la inclusión de la normativa internacional del estándar ISO 16363, el modelo propuesto puede adaptarse a diferentes tipos de escenarios.

Nota

Este estudio forma parte de la tesis doctoral Modelo de madurez para preservación digital a largo plazo aplicando principios de planificación estratégica, del Doctorado en Ciencias Informáticas de la Universidad Nacional de La Plata.

Referencias

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Para citar este texto:

Bodero Poveda, Elba María, Marisa Raquel De Giusti, y Cristian Hugo Morales Alarcón. 2023. “Modelo de madurez para preservación digital basado en conceptos de planificación estratégica”. Investigación Bibliotecológica: archivonomía, bibliotecología e información 37 (94): 51-73. http://dx.doi.org/10.22201/iibi.24488321xe.2023.94.58654

ANEXOS

Anexo 1

Auditoría

Anexo 2

Puntuación decaracterísticas

Anexo 3

Análisis DAFO

Anexo 4

Formulación de estrategias

Anexo 5

Gestión del riesgo

Anexo 6

Cuadros de mando

1. Cuadros de Mando de Preservación Digital: Estratégico

2. Cuadros de Mando de Preservación Digital: Operativo

Anexo 7

Documentación de Validez del Modelo

Evaluación del Modelo mediante expertos 

Criterio Experto
1 2 3 4
Coherencia interna Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5 Máximo: 5
Consistencia externa Alto: 4 Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5
Comprensión Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5 Máximo: 5
Capacidad predictiva Alto: 4 Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5
Precisión conceptual y lingüística Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5 Máximo: 5
Originalidad Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5 Máximo: 5
Capacidad unificadora Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5 Máximo: 5
Simplicidad y parsimonia Alto: 4 Medio: 3 Alto: 4 Máximo: 5
Potencia heurística Alto: 4 Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5
Aplicación práctica Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 4,5 Máximo: 5
Pregunta A. Pregunta B. Alto: 4
Alto: 4
Alto: 4
Alto: 4
Alto: 4
Máximo: 5
Máximo: 5
Máximo: 5
Contrastabilidad Alto: 4 Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5
Expresión estética Alto: 4 Alto: 4 Alto: 4 Máximo: 5
Valor total 48 47 53,5 60
Promedio Alto: 4 Alto: 3,92 Alto: 4,45 Máximo: 5

Escala 

1 2 3 4 5
Mínimo Bajo Medio Alto: 4 Máximo: 5

Documentos de validez:

https://drive.google.com/drive/folders/10Be0g7l31xXlrGtyVHwn3ArdrcbkUJ67?usp=sharing

El Caso de Estudio completo se encuentra documentado en la siguiente dirección URL:

https://drive.google.com/drive/folders/10slGgfUK9tbI60X5TcWPgbLhfrQielqD

Recibido: 22 de Mayo de 2022; Aprobado: 14 de Noviembre de 2022

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