Introducción

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA) a nivel mundial garantizan que los insumos se almacenen en condiciones óptimas, preservando así su calidad y seguridad¹. En América Latina, la logística de almacenamiento y distribución de medicamentos, insumos y equipos médicos exige condiciones estrictas de conservación y enfrenta desafíos particulares, sometida a rigurosos controles, con el fin de garantizar operaciones seguras y proteger la integridad de los productos².

En El Salvador, el Ministerio de Salud, a través de la Dirección de la Cadena de Suministros, gestiona el acceso oportuno, continuo y sostenible de medicamentos, suministros médicos y no médicos para los usuarios de los establecimientos de salud. Esta dirección se encarga de supervisar y evaluar constantemente todos los procesos relacionados.

Según el Manual de Organización y Funciones de la Dirección de la Cadena de Suministros, el Ministerio de Salud, mediante sus almacenes regionales y la red de farmacias locales, lleva a cabo procesos de almacenamiento, conservación y distribución de productos, con el objetivo de satisfacer la demanda de los servicios de salud de manera oportuna, eficiente y con altos estándares de calidad³.

No obstante, la gestión eficiente de los almacenes regionales de medicamentos, insumos médicos y equipos continúa enfrentando limitaciones relacionadas con los procesos operativos y logísticos, infraestructura insuficiente, limitaciones en el espacio físico y déficit del personal calificado¹. Estas deficiencias pueden afectar de forma negativa la cadena de suministros y en consecuencia, la atención sanitaria⁴.

Ante esta realidad, el presente estudio tiene como objetivo caracterizar las condiciones ambientales, organizativas y operativas en las que se desarrollan las operaciones de almacenamiento y distribución, en los Almacenes de la Región Metropolitana de Salud de El Salvador. Esta caracterización permitirá identificar áreas de mejora y fortalecer la gestión hospitalaria.

Material y Métodos

Se realizó un estudio observacional, descriptivo, de corte transversal, que se llevó a cabo entre los meses de marzo 2024-marzo 2025 en los Almacenes de la Región Metropolitana de Salud de El Salvador. Este enfoque metodológico permitió obtener una visión puntual, exhaustiva y detallada de los procesos vinculados a la gestión interna y externa de insumos médicos, medicamentos y suministros y equipos en dicha región permitiendo describir las condiciones actuales y las oportunidades de mejoras.

La población objeto de estudio estuvo constituida por el total de empleados y directivos que conforman el Área de Abastecimiento Regional, incluyendo tanto el personal administrativo como operativo involucrado directamente en las funciones logísticas de los almacenes regionales. En total participaron 27 personas, lo que representa el universo del personal asignado a estas áreas específicas.

La composición del personal se detalla en el Tabla 1 e incluye coordinadores, responsables de contratos y compras, técnicos, auxiliares, digitadores, guardalmacén, motoristas y personal externo (ordenanzas). Además, se incorporaron entrevistas a cuatro clientes de las farmacias de los establecimientos de salud, para captar una perspectiva integral del servicio y la logística desde el usuario final. La selección de los participantes se realizó de manera exhaustiva, buscando incluir a todos los actores clave directamente involucrados en el proceso de abastecimiento y distribución.

Para garantizar la validez y profundidad del análisis, se emplearon múltiples técnicas de recolección de datos, organizadas de la siguiente manera:

Se consultaron y analizaron exhaustivamente los informes oficiales, registros administrativos, normativas sectoriales y protocolos vigentes relacionados con la logística de almacenamiento y distribución de los tres almacenes regionales (medicamentos, insumos médicos y suministros y equipos). Esta revisión permitió comprender el marco operativo y regulatorio que orienta las actividades logísticas y detectar posibles brechas entre normativa y la práctica.

Se llevó a cabo un análisis de la literatura publicada en fuentes científicas accesibles en internet, enfocada en modelos y buenas prácticas para la gestión de la cadena de suministro en salud. Esta etapa permitió contextualizar los hallazgos de la investigación y sustentar el análisis crítico de los resultados en comparación con experiencias y evidencias internacionales.

Se diseñó y aplicó una guía de observación que permitió evaluar aspectos claves del funcionamiento cotidiano de los almacenes tales como el manejo del inventario, el flujo de productos, condiciones físicas de los almacenes y tiempos dedicados a la recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y distribución. La observación fue llevada a cabo de manera sistemática durante siete visitas programadas, involucrando una interacción directa con los procesos y el personal, lo que identificó las prácticas habituales, fortalezas y debilidades operativas. Esta técnica también permitió triangular la información obtenida mediante las entrevistas y la revisión documental, validando así la coherencia y confiabilidad de los datos.

Las entrevistas realizadas a los participantes fueron grabadas y posteriormente transcritas de forma íntegra para preservar la fidelidad de los contenidos. Las notas descriptivas y reflexivas tomadas durante las sesiones de campo y la observación fueron revisadas detalladamente por una de las investigadoras experta, quien realizó una inspección minuciosa para asegurar la calidad y la consistencia de los datos recogidos.

El análisis cualitativo se desarrolló aplicando técnicas de codificación abierta, que permitieron segmentar la información en categorías temáticas emergentes de las diferentes técnicas de recolección de datos. Este procedimiento facilitó la comparación sistemática de las respuestas de los participantes, destacando patrones recurrentes, discrepancias y problemas comunes en los procesos logísticos analizados. Se prestó especial atención a identificar causas subyacentes a de las dificultades descritas y oportunidades para optimizar la gestión de almacenamiento y distribución.

Los resultados derivados del análisis se presentaron en forma de texto y tablas con el objetivo de facilitar la interpretación y comprensión de la información, permitiendo así un diagnóstico claro y fundamentado para futuras intervenciones.

Con los resultados obtenidos se verán beneficiados los usuarios internos y externos de los almacenes de medicamentos, insumos médicos y equipo, proporcionando una línea base fundamentada en la realidad local que servirá para intervenciones futuras orientadas a mejorar la logística y la gestión de estos recursos.

Las limitaciones del estudio son un alcance limitado geográficamente en el que sus resultados pueden no ser representativos de otras regiones o contextos logísticos. Al ser un estudio transversal, no permite observar cambios o mejoras en el tiempo ni establecer relaciones causales, también pudiese haber sesgos en la observación participativa por la influencia en el comportamiento del personal observado.

Resultados

El estudio permitió describir detalladamente los procedimientos de atención y gestión en los almacenes regionales de medicamentos, insumos médicos, suministros y equipos en la Región Metropolitana de Salud de El Salvador. Del análisis cualitativo realizado emergieron seis categorías temáticas emergentes que se describen a continuación. Ellas son: Sistema de atención a usuarios; condiciones de almacenamiento y gestión; supervisión y control; aplicación de Buenas Prácticas y procesos de recepción; Registro, inventarios y capacitación y la última, cumplimiento de funciones y rol de personal.

Discusión

Uno de los aspectos positivos identificados es la organización estructurada en la atención a los usuarios, con citaciones programadas y trato respetuoso por parte del personal, está en consonancia con los principios de atención humanizada recomendados en la literatura sobre logística hospitalaria⁹.

Sin embargo, la falta de espacios adecuados que garanticen privacidad durante la revisión de los productos es una debilidad crítica, pues puede afectar la confidencialidad y la comodidad del usuario, dos elementos fundamentales en el servicio público de salud. Esta situación contradice los lineamientos señalados por el Manual de Almacenamiento del Hospital del Salvador¹⁰, que promueve espacios acondicionados para entrega segura y revisión de productos.

En lo que respecta a la conservación de medicamentos e insumos, se documentó que los almacenes no mantienen condiciones adecuadas de temperatura y humedad, incumpliendo así los criterios establecidos por la Empresa Social del Estado Hospital de La Vega (Colombia), que señala que estas variables son críticas para la estabilidad de los productos farmacéuticos¹¹.

Además, se constató la ausencia de un sistema de rotación de inventario basado en el principio PEPS (Primero en Expirar, Primero en Salir), práctica recomendada de forma reiterada en el Manual del Hospital Belén de Trujillo (Perú)¹² y en la bibliografía científica. La falta de rotación adecuada y priorización de productos con fecha próxima de caducidad no solo puede derivar en pérdidas económicas por vencimientos, sino también en la entrega de medicamentos vencidos o deteriorados, poniendo en riesgo la seguridad del paciente.

Otro hallazgo es la falta de separación y gestión de productos deteriorados, así como la deficiente formación del personal para identificar y manejar estos productos en los Lineamientos Técnicos para las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Gestión de Suministros en Almacenes del Ministerio de Salud coincide en que la capacitación continua del personal es fundamental para mantener estándares de calidad en almacenamiento y distribución. La falta de formación específica en estas áreas vulnera los principios de seguridad y trazabilidad del sistema logístico.

En relación con los procesos de control, se evidenció que el guardalmacén no realiza informes regulares sobre productos caducados, ni mantiene registros actualizados, lo cual refleja una débil implementación de sistemas de información para la gestión logística. Esta situación se aleja de las recomendaciones de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria¹³, que resalta la importancia de sistemas informáticos y reportes periódicos para garantizar la trazabilidad y toma de decisiones oportuna.

La escasa supervisión por parte del jefe de almacén limita el cumplimiento de las normativas vigentes y refleja una falta de liderazgo y responsabilidad institucional. La literatura consultada señala que una supervisión activa y continua es esencial para asegurar el cumplimiento de las BPA y mantener procesos eficientes¹².

Conclusiones

Se caracterizaron las condiciones ambientales, organizativas y operativas en los almacenes regionales, identificándose deficiencias significativas en el sistema de logística de almacenamiento y distribución. Estas condiciones reflejan un sistema logístico que no incorpora las Buenas Prácticas de Almacenamiento, afectando la eficiencia y calidad del servicio ofrecido a los usuarios. Por tanto, es necesario implementar mejoras que garanticen estándares ambientales, organizativos y operativos para optimizar la gestión y asegurar la disponibilidad y calidad de los insumos.