La gestión de los acervos

Tradicionalmente la organización y la conservación de documentos se han realizado en entornos en que como instrumento central del control del acervo se utilizan uno o varios registros que se elaboran a mano, alistando consecutivamente los documentos en una libreta de papel o electrónicamente en una hoja de cálculo, mediante aplicaciones de oficina en una computadora personal. En México la forma de organizar los documentos se rige por una estructura de la información basada en agrupamientos, que facilitan el control lógico de la totalidad de los documentos en posesión de la institución. Uno de los principios del agrupamiento lógico indica que los documentos de un asunto se deben integrar a una unidad documental compuesta, denominada expediente, que a su vez forma parte de un grupo de asuntos o casos relacionados con un trámite o acto administrativo, grupo al que se conoce como serie o tipo documental. Asimismo, otro principio establece que el expediente es la unidad de información que se registra en los instrumentos de control del acervo, para lo cual en la institución se le debe asignar un identificador único, formado por una cadena de letras y números que vinculan al expediente con su posición dentro del grupo documental. Desde la perspectiva del flujo documental, diremos que se inicia con la derivación de documentos individuales conforme se desarrolla el trabajo cotidiano en la institución, de tal forma que cada uno debe ser leído y comprendido por el responsable de conformar el acervo, para asegurarse de que las características de todos cumplen con los requisitos para su integración al expediente que corresponde, a manera de que el documento se incorpore al acervo de la institución. Para la conservación, la regulación puntualiza que los expedientes se almacenan en un espacio físico, donde, al ser incorporados, se les aplican acciones de preservación acordes para evitar su deterioro y asegurar su inalterabilidad. El periodo durante el cual deben conservarse los expedientes es variable y se regula con un mecanismo de desplazamiento que forma parte del flujo documental, que se activa en función del valor del contenido de los expedientes; esto es, cuando éstos han perdido su valor de uso para el trabajo cotidiano, se ven desplazados: del almacén ubicado en el espacio físico en el que se producen a otro espacio, cuya función consiste en concentrar los expedientes durante otro periodo de tiempo o donde se determina su destino final -la baja definitiva-, enviándolo a su destrucción y al reciclaje del papel, o, por su valor histórico y de memoria social e institucional, permanecer indefinidamente. El instrumento de control del flujo documental es una lista con el registro de los expedientes que se transfieren entre los almacenes.

En relación con el uso de los documentos, la búsqueda se realiza con los instrumentos de control del acervo en el que se ha registrado el expediente, donde la descripción del contenido es la mínima indispensable; la recuperación, por su parte, es ejecutada de manera manual por el profesional del acervo, para la entrega a la persona que solicita el expediente, elaborando un formato de préstamo que debe indicar cuántas hojas contiene y la fecha esperada de retorno al almacén del acervo, lo cual se asienta, también manualmente, en los instrumentos de control del acervo.

En resumen, el registro de los expedientes en los instrumentos de control de los acervos, que permiten la trazabilidad de los documentos y su custodia y conservación en uno o más almacenes, así como el desplazamiento de los expedientes, representa algunos de los elementos centrales de la conservación de los acervos desde la perspectiva institucional. A pesar de que la organización, búsqueda y copiado de información digital se mejora al incorporar tecnología en los procesos de gestión documental, la conservación de los acervos se torna más difícil, por la fragilidad de los soportes, lo que implica un mayor riesgo de no poder recuperar, reproducir e interpretar la información digital. De ahí la importancia de formar en competencias y habilidades computacionales como: pensamiento de riesgo, desarrollo de políticas de gestión documental, pensamiento causa-efecto, pensamiento orientado a objetos, entendimiento y aplicación de algoritmos computacionales de primer orden, modelación de datos basada en diagramas entidad-relación, diseño y desarrollo de casos de uso, entendimiento y aplicación de tecnologías para intercambio de datos, como son XML y JSON, entre otras, y su uso para la gestión de metadatos y conservación a largo plazo de documentos de acervo en almacenes digitales y, antes de todo, en el diseño y la aplicación de políticas y procesos de preservación digital.

Las competencias de preservación digital en espacios formativos

La preservación digital asegura primeramente el entendimiento y, posteriormente, el acceso, uso y reutilización a largo plazo del contenido de los documentos en soportes electrónicos con base tanto en determinadas políticas de conservación,¹ la curaduría² y la seguridad informática,³ como en el empleo de herramientas informáticas aplicadas en las estrategias para instrumentar dichas políticas en forma de procesos escalables de un objeto de información a grandes volúmenes ^{(Térmens, 2013, pp. 16-18)}. Asimismo, un objeto fundamental de la preservación digital es mantener los atributos de los documentos en soporte electrónico identificados por la norma UNE-ISO/TR 15489-1:2016, como son: la autenticidad, la fiabilidad, la integridad, la usabilidad y sus metadatos ^{(AENOR-CTN 50, 2016, punto 5.2.2)}.

Incorporar saberes de esta naturaleza requiere que se integren gradualmente, con un diseño que permita que su puesta en práctica en el mapa curricular del programa de formación sea transversal, para que los estudiantes adquieran conocimientos de gestión de acervos aplicando procesos computacionales en los espacios de enseñanza-aprendizaje.

Con un enfoque de complementariedad, diversas instituciones educativas han impulsado especializaciones, diplomados y cursos para el desarrollo de competencias en prácticas de preservación digital así como en áreas de conocimiento emergentes, como la curaduría digital y la aplicación de procesos computacionales a los archivos. En 2011 en México, en el entonces Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas del Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información (IIBI) de la Facultad de Filosofía y Letras (FFyL) de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), se llevó a cabo el diplomado Administración y preservación de archivos digitales ^{(IIBI, 2011)}, y en 2015, el curso Fundamentos para la preservación digital de colecciones sonoras. En 2022, la Facultad de Ciencias de la Información (FCI) de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí (UASLP) ofreció el diplomado Archivos electrónicos en ambientes digitales ^{(De la Redacción, 2022)}, y la Escuela Nacional de Antropología e Historia (ENAH), el diplomado De la gestión documental a la preservación digital de los archivos universitarios ^{(ENAH, 2022)}. Estos ejemplos ponen de manifiesto el reconocimiento de fortalecer las competencias relacionadas con la preservación digital, tanto entre los estudiantes de las diferentes ramas de las ciencias de la información como con los profesionales que trabajan en la conservación de acervos documentales.

Por otro lado, profesores de la Escuela Interamericana de Bibliotecología (EIB) en la Universidad de Antioquia, Colombia, han realizado proyectos de investigación sobre formación tanto en la archivística como en la bibliotecología. En sus investigaciones la incorporación de conocimientos sobre los impactos del contexto digital en la bibliotecología y la archivística es un tema prioritario. ^{Castaño-Muñoz, Múnera-Torres y Uribe-Tirado (2018, p. 142)} identificaron tendencias mundiales y latinoamericanas sobre la formación en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en programas de bibliotecología y cómo se comparan con lo impartido en la EIB. También detectaron la predominancia de una serie de temáticas relacionadas con las tecnologías, como la automatización, la arquitectura de la información y los repositorios digitales ^{(2018, p. 142)}. En ese sentido, Marín encuentra que es necesario, por un lado, incorporar a los planes de estudio un tronco tecnológico así como, por el otro, “el desarrollo de laboratorios de software y aplicaciones tecnológicas a los archivos, que desarrollen las competencias tecnológicas” ^{(2012, p. 301)}. Ese tronco común, argumenta, debe tener como base el reconocimiento de la revisión continua de la teoría y la práctica en un ámbito digital cambiante ^{(Marín, 2012, p. 302)}. En la investigación en colaboración de ^{Jaramillo, Betancur Roldán y Marín (2017)} se apunta a la necesidad de articular y consolidar “planes y programas de estudios en consonancia con el avance y el desarrollo de las TIC y las realidades concretas de la archivística en los diferentes países de América Latina” (p. 247). Por lo tanto, y a partir de lo argumentado por las investigaciones de la EIB, el desarrollo de competencias en preservación digital debe ir más allá de aprender a utilizar determinados software o herramientas: se debe fundar en el análisis crítico de las teorías y prácticas de preservación digital para, así, indagar sobre sus implicaciones institucionales y sociales, a partir de las respectivas realidades y contextos.

Por ello al plan de estudios de la MCAD de la ENCRyM se han ido integrando de manera transversal saberes sobre la conservación en el ámbito digital tanto teóricos como prácticos. Para fortalecer esa integración, durante 2021 se elaboró una propuesta para crear el Laboratorio de investigación y prácticas de preservación digital. La siguiente sección aborda este proceso de integración.

Formación en preservación digital en la MCAD

La MCAD se creó en 2013 con el objeto general de “Formar profesionales que contribuyan al campo de la conservación de acervos documentales, a través de la investigación y la formulación de propuestas y estrategias de intervención interdisciplinaria, así como desde su integración activa en las distintas comunidades asociadas a los acervos” ^{(ENCRyM, s. f.)}. La conservación se entiende de manera amplia, considerando diversas estrategias de intervención en todas las fases de la gestión de acervos y sus implicaciones sociales. Desde agosto de 2020 se comenzó a incorporar de manera más integral el componente de preservación digital en la MCAD. Esa incorporación tiene como objetos: indagar sobre la noción de conservación de acervos documentales en el ámbito digital; exponer a estudiantes de la MCAD este campo del saber, y desarrollar competencias que les permitan poner en práctica metodologías relacionadas a la preservación digital. Se ha logrado, así, conformar una línea de investigación sobre conservación de acervos documentales en el ámbito digital, integrar saberes sobre preservación digital en materias, y desarrollar proyectos de investigación-intervención por parte de estudiantes del programa.

En 2021, como parte del Sistema Institucional de Proyectos (SIP) del Instituto Nacional de Antropología e Historia (INAH), se inició la planificación de un Laboratorio de Investigación y Prácticas de Preservación Digital, orientado a fortalecer la investigación y la formación en conservación de acervos documentales para atender los desafíos que las instituciones enfrentan en el manejo de documentos digitalizados y nativos digitales. Ese proyecto tiene tres propósitos: primero, generar a través de la investigación sobre la preservación de objetos digitales, conocimientos que se incorporen a los saberes sobre la conservación de acervos documentales; segundo, generar situaciones de aprendizaje donde los estudiantes de la MCAD desarrollen competencias de preservación digital, y, tercero, establecer vínculos de colaboración con otros programas de la ENCRyM, así como de otras instituciones que trabajan en la conservación de patrimonio documental.

En términos del primer objeto del laboratorio, los cotitulares del proyecto han realizado investigaciones colectivas e individuales. Colectivamente se ha estudiado el tema de formación en preservación digital; individualmente, un cotitular participa, junto con investigadores del IIBI, en un proyecto de archivo web sobre el COVID-19 en México ^{(Rodríguez Reséndiz y Blanco Rivera, 2023)}, y otro colabora en el Área de Tecnología del Grupo de Preservación Digital de la Biblioteca Nacional de México, que ha producido una guía de Criterios básicos para valorar sistemas de preservación digital (IIBI-UNAM, 2020) y actualmente se encuentra conformando una Guía para la elaboración de planes de preservación digital en instituciones con memoria patrimonial.

En relación con el segundo propósito, la integración de la preservación digital en materias de la maestría combina perspectivas teóricas que problematizan nociones de archivo y documento en el contexto digital, con la introducción a prácticas de manejo de objetos digitales. Por ejemplo, a las sesiones del módulo Materialidad y conservación⁴ de los acervos, ofrecido durante el primer semestre, se incorporaron aspectos como: el análisis de los componentes de la materialidad de los documentos de acervos y su relación con los esquemas de metadatos, y la conformación de paquetes de información para ingesta en almacenes digitales confiables. Asimismo, se introdujeron los conceptos básicos para la conversión de documentos en papel a imágenes digitales, vinculándose a los procesos de un proyecto de digitalización. Este último tema se trató a detalle durante el segundo semestre, en el Seminario de Perspectivas y Estrategias de Investigación, en el que los estudiantes tuvieron la oportunidad de ahondar en la manera en que los procesos de digitalización pueden relacionarse con los archivísticos, y en cómo en la digitalización se van asentando huellas que son fundamentales para preservar la autenticidad y confiabilidad de los documentos. En el espacio de Gestión de los acervos se integra el pensamiento orientado a objetos así como, para la gestión del riesgo, el de causa-efecto, y durante el tercer semestre, en el espacio de Teorías de los Acervos Documentales se introduce el concepto de big data asociado con los procesos de datificación de los archivos, para someterlos a procesos computacionales de alta escala y la relación con los metadatos y puntos de acceso.

Asimismo, como parte del tercer propósito se ha fortalecido la vinculación tanto con otras áreas de la ENCRyM como con otras instituciones: en la ENCRyM los cotitulares del laboratorio participan, por una parte, en la propuesta de un Centro de Información ENCRyM, colaborando con docentes de la MCAD, el Archivo Histórico de la ENCRyM y la Biblioteca y Centro de Documentación de la Escuela, y, por la otra, en la integración de una propuesta de gestión del conocimiento de bienes culturales.

Además, la necesidad de profesionalizar la preservación digital implica la tendencia a fortalecer y mejorar el desempeño en la conservación en el ámbito digital de las instituciones del sector cultural en México. En enero de 2022 se ofreció el taller Introducción a Políticas de Preservación Digital, como parte de Patrimonio en un Bit, plataforma y evento organizados por el Museo de Arte Contemporáneo de la UNAM ^{(MUAC, 2021-2022)}, y el cual contó con el apoyo de la ENCRyM.

Conclusiones

En este trabajo se ha presentado un panorama sobre la incorporación transversal de saberes y competencias sobre procesos computacionales en la formación de profesionales de los acervos documentales, para que los estudiantes cuenten con herramientas para afrontar los cambios en la sociedad de la información. Se destaca, además, la importancia de que la incorporación ocurra con una perspectiva multidisciplinaria y una mirada crítica respecto de las complejidades relacionadas con la preservación de objetos digitales en bibliotecas, archivos y museos. La estrategia descrita consiste en la creación de laboratorios de investigación y en la realización de prácticas de preservación digital que permitan al estudiante, a la par de aprender sobre el uso de diversos software y herramientas computacionales, establecer un vínculo con la gestión de acervos con objetos digitales. En el caso específico de la MCAD de la ENCRyM, se han ido incorporando saberes sobre gestión de riesgo y metadatos así como de procesos computacionales de manera transversal en los espacios curriculares, y está en proceso de planificación e implementación un Laboratorio de Investigación y Prácticas de Preservación Digital. Éste integra elementos de investigación, formación y vinculación, para generar y difundir conocimientos relacionados con los desafíos que enfrentan archivos, bibliotecas y museos respecto de la preservación a mediano y largo plazo de acervos documentales en soporte electrónico. Ese laboratorio ha de responder a los cambios tecnológicos del entorno de la preservación digital manteniendo una relación estrecha entre la integración de escenarios y los cambios tecnológicos así como el ofrecimiento de talleres que atiendan temas puntuales con los que fortalecer los procesos de enseñanza-aprendizaje en el posgrado.