Antecedentes de la documentación diagnosticada

La documentación producida por las instituciones coloniales de 1544 al término de la Colonia¹ se resguardó en las instituciones republicanas que fueron sus sucesoras directas, hasta que en 1861 se creó la Sección de Manuscritos en la Biblioteca Nacional de Chile^{2 (Biblioteca Nacional de Chile, s. f.)}, con el fin de acopiar toda la producción documental del territorio chileno desde la Conquista hasta ese momento. En 1887 se fundó el Archivo General de Gobierno ^{(Archivo Nacional [AN], s. f.)}, adscrito al Departamento de Justicia e Instrucción Pública del Gobierno de Chile, cuya misión consistía en recibir las transferencias documentales de ministerios y departamentos del Estado del país. El 30 de mayo de 1925 se creó el Archivo Histórico Nacional (ANH), que tuvo por objeto reunir la documentación producida por instituciones coloniales y la documentación republicana generada entre 1810 y 1865 ^{(AN, s. f.)}.

Existían, por tanto, dos archivos que resguardaban distintas épocas de la producción documental de las instituciones administradoras del territorio chileno: el General de Gobierno y el Histórico Nacional. Durante el gobierno del presidente Carlos Ibáñez del Campo, se determinó fusionar ambas entidades en una única institucionalidad, llamada “Archivo Nacional” ^{(DFL 7.217, 1927)}. Aunque los dos archivos anteriores se unían, la documentación se mantuvo separada, estableciéndose por medio del mismo decreto 7217 ⁽¹⁹²⁷⁾ dos secciones que componían el Archivo: la Histórica y la Administrativa. La primera, también llamada “Archivo Nacional Histórico”, resguarda aún hasta la actualidad los documentos correspondientes a la administración de la época colonial e incluso los producidos por el Estado de Chile a lo largo del siglo XIX. La totalidad de sus unidades documentales corresponden a 111 384, entre tomos, carpetas y cajas, lo cual se estima en 8 665.1 m lineales de documentación ^{(AN, 2014)}.

A finales de 2015, el ANH solicitó a la Unidad de Conservación del Archivo Nacional de Chile (UCAN) realizar tratamientos de restauración en el fondo documental de la Real Audiencia.³ La dificultad que existía con aquello, era que no se conocía la cantidad de documentos deteriorados ni el tipo de deterioros que tenían, por lo que se detectó la necesidad de contar con un diagnóstico de estado de conservación que permitiera cuantificarlos y definirlos.

Consideraciones para el diagnóstico de estado de conservación

Un diagnóstico corresponde a “Identificar la condición de una persona, objeto, o estructura” ^{(Getty Research Institute, s.f.)}, mientras que el estado de conservación corresponde a la evaluación de la condición física y las características del soporte documental en el presente, con la cual, de acuerdo con el propio ^{Getty Research Institute (s.f.)}, es posible pronosticar, manteniendo las mismas variables conocidas al momento de la evaluación, el riesgo de pérdida de información en el futuro. Por lo tanto, la metodología planteada en este caso concreto busca identificar las condiciones físicas de los soportes y sus deterioros, con lo que se construirá una base de datos considerando la totalidad de un fondo documental y no sólo una de sus fracciones y, junto a ello, se establecerá un procedimiento estandarizado de ejecución para el diagnóstico, para ser replicable en otros conjuntos documentales o en otros archivos.⁴

Antes de llegar al método específico para caracterizar el estado de conservación de un fondo y su documentación, se hizo necesario proponer una definición general que permitiera modelar la iniciativa metodológica. La metodología final seleccionada debería cumplir con los siguientes requisitos:

Aplicación del método choosing by advantages

Previo a la creación de la metodología de diagnóstico de estado de conservación, cuatro modelos de diagnóstico se habían usado en la UCAN, por lo que debió evaluarse cuál de ellos poseía las características necesarias y suficientes que la hicieran óptima para su aplicación en el fondo Real Audiencia. Para realizar esa evaluación se utilizó la técnica Choosing by Advantages (selección por ventajas), en adelante CBA.

Es importante tener en cuenta que el método para tomar la decisión define la decisión misma e impacta en las acciones y resultados. Esta técnica de elección se basa en la filosofía Lean Project Management (gestión de proyectos sin pérdidas), orientada a escoger una alternativa, luego del análisis comparado con otras, basada en sus ventajas ^{(Mossman, 2012)}, sin soslayar el principio de que si bien toda decisión es subjetiva, se debe fundar en hechos objetivos y probados ^{(Jones y Womack, 2005)}.

Esta técnica facilita la tarea de elegir una alternativa, tratando de sopesar los atributos que se desee analizar y las ventajas de cada una de ellas respecto de esos atributos, que es lo verdaderamente relevante al momento de tomar una decisión lo más objetiva posible, esto es, como plantean ^{Jones y Womack (2005)}, poniendo en la balanza aquello que nos importa como valor. Algunas de las principales características de esa técnica son:

Para que esa técnica funcione correctamente se recomienda no decidir por ventajas o desventajas, pues estaríamos dirigiendo la elección: la decisión no es acerca de qué factor evaluado es más importante, sino sobre cuál revela diferencias importantes entre los atributos de las alternativas. Como se plantea en el texto de ^{Mossman (2012, p. 1)} las ventajas de las alternativas es algo objetivo, mientras que el cómo se valoran esas ventajas es subjetivo.

La técnica CBA tiene una serie de pasos secuenciales; los utilizados aquí corresponden a los siguientes: identificar las alternativas, definir factores, definir criterios deseados o exigidos por cada factor y comparar alternativas.

Diagnóstico de estado de conservación del fondo documental real audiencia

Tomando en consideración los aspectos destacados del modelo de diagnóstico para Transferencias Documentales 2016, que le valieron obtener la mayor puntuación en la comparación de alternativas, se comienza la estructuración de una nueva propuesta. Se incorporaron siglas para no saturar la ficha de conceptos e información, distribución de porcentajes, reordenamiento coherente de los datos, entre otras mejoras (Figura 8).

Campos estandarizados del diagnóstico de estado de conservación

La ficha está organizada en cuatro grupos de campos: datos generales, deterioros de encuadernación, deterioros de documentos y observaciones.

Para los grupos 2 y 3, el estado de conservación se organiza en 5 bandas, que van de la banda 1 a la banda 5; cada una de ellas concentra deterioros específicos, asociados con el riesgo de compromiso de información para el caso de los documentos y con el riesgo de compromiso de documentos para el caso de las encuadernaciones. Expresado según el riesgo asociado, el estado de conservación quedaría de la siguiente manera: estado 1, muy bajo riesgo; estado 2, bajo riesgo; estado 3, moderado riesgo; estado 4, alto riesgo, y estado 5, muy alto riesgo (Figura 9).

Estandarización de la ejecución del diagnóstico

El equipo operativo del diagnóstico estuvo integrado por cinco conservadoras de la UCAN. Se organizaron duplas de dos personas para cada sesión, programadas para una jornada completa de ocho horas de trabajo, dos veces por semana. El número de unidades diagnosticadas por sesión se incrementó en la medida en que se adquiría mayor práctica. En la novena sesión se estableció para todos los equipos la meta de diagnosticar 100 volúmenes. El diagnóstico se realizó de forma correlativa, iniciando desde el volumen número 1 y en adelante. La primera etapa consistía en identificar el volumen según el número asignado que lo individualizaba en el fondo, para luego medir el espesor de éste, lo que podría translucir una relación aproximada entre la medida de espesor y documentos presentes en la unidad. Luego empezó el análisis técnico, separando entre cuerpo documental (soporte y elementos sustentados) y todo el material que integra la encuadernación (cubiertas, costura, hojas de guarda, adhesivo). Se realizó el análisis de la totalidad del fondo documental a través del diagnóstico de cada uno de sus volúmenes, los que corresponden a 3 272 piezas. A principios de 2017 se concluyó el diagnóstico del fondo Real Audiencia, luego de 4 meses de trabajo.

Resultados diagnósticos de estado de conservación en documentos

Del total de 3 272 volúmenes del fondo Real Audiencia, en el caso de sus documentos, los datos obtenidos por medio del diagnóstico son los siguientes (Figura 10):

(Tabla: Natalia Ríos, 2017)

Figura 10 Deterioros en documentos. 

La mayor concentración de deterioros, en diversos grados, se encuentra en el estado 4 y 3, lo que representa una condición de moderado a alto riesgo respecto de la pérdida de información. Los 3 deterioros más significativos encontrados son:

Por otra parte, al hacer un análisis de datos respecto de los deterioros de muy grave riesgo de pérdida para la información, encontramos lo siguiente:

Con esos datos podemos decir que la cantidad de documentos afectados por deterioros de muy alto riesgo de pérdida de información es menor respecto de la totalidad de unidades que integran el fondo. De esa banda del estado 5, el deterioro más extendido corresponde al biodeterioro de 50 a 100%. Los riesgos de esa banda, aunque proporcionalmente escasos, atentan contra la desaparición física de la documentación, por lo que debe ser prioridad de actuación en un plan de trabajo.

Resultados diagnósticos de estado de conservación de encuadernaciones

Del total de 3 272 volúmenes del fondo Real Audiencia, en el caso de las encuadernaciones de los volúmenes, los datos obtenidos por medio del diagnóstico son los siguientes (Figura 11):

(Tabla: Natalia Ríos, 2017)

Figura 11 Deterioros en Encuadernaciones. 

La mayor concentración de deterioros se encuentra en el estado 3 y 2, con diversos deterioros presentes, lo que representa una condición de moderado a bajo riesgo respecto del compromiso de documentos que supone el deterioro de las encuadernaciones de los volúmenes. Los 3 deterioros más significativos encontrados son:

En este análisis de datos se arrojan deterioros de muy grave riesgo de pérdida de documentos, que se encuentran en la banda de estado de conservación 5; ellos son:

Con esos datos podemos decir que, considerando la totalidad del fondo, la cantidad de encuadernaciones afectadas por deterioros de muy alto riesgo de pérdida de documentos es menor. De esa banda del estado 5, el deterioro más extendido corresponde a costura rota total, que es sobre 41%. Los riesgos de esa banda, aunque proporcionalmente escasos, atentan contra el estado de conservación de los documentos, por lo que deben ser prioridad de actuación en un plan de trabajo.

Conclusiones

Tal como señala el ^{Getty Research Institute (s.f.)}, el estado de conservación corresponde a la evaluación de la condición física y las características de los soportes; en caso de mantenerse esas mismas variables conocidas al momento de la evaluación, se podría pronosticar el riesgo de pérdida de información en el futuro, cuando esto último es el principal capital de un archivo. Considerando esa noción, la metodología propuesta en este artículo y los resultados obtenidos con base en ella permiten identificar las condiciones físicas de los soportes y sus deterioros, todo lo cual ha quedado almacenado en una base de datos que actualmente da la posibilidad de tener controladas las características de cada unidad de documentos de forma individual, hecho que no se conocía antes de la aplicación de esa metodología.

Desde esa base de datos se podrían impulsar diferentes tratamientos de conservación y con distintos niveles de urgencia ^{(Antomarchi et al., 2016, p. 23)}, donde los tratamientos sobre los deterioros biológicos son los que debieran tener prioridad de ejecución, por las variables que podrían sucederse.

Los deterioros más ampliamente encontrados corresponden a los de tipo físico, atribuibles al desgaste propio del material de origen vegetal que compone los documentos y a las tintas de origen ferrogálico ^{(Copedé, 2012, p. 60)} que constituyen la información contenida.

La base de datos del diagnóstico sirve como control permanente para la preservación ^{(Allo, 1997, p. 267)}, pues, teniendo la identificación individual de los deterioros, se podrían hacer controles regulares sobre los progresos o el estancamiento de esos deterioros.

En este punto también resulta importante mencionar que todo esfuerzo técnico como, por ejemplo, la aplicación de un diagnóstico de estado de conservación, debe capitalizarse en un proceso institucional que trascienda más allá de los equipos de trabajo del momento, permitiendo dejar definidas internamente las prácticas de trabajo ^{(Edmonson, 2002, p. 16)}. Ésta es una ventaja propuesta por la metodología que se ha descrito, ya que, además de constituir una base de datos de resultados, se registraron las formas de ejecución y de comprensión del instrumento diagnóstico, condiciones que lo hacen replicable y aplicable en otros fondos o archivos.

La atención en la conservación de archivos debe estar en el contexto amplio, desde la región y el clima, hasta el soporte mismo ^{(Michalski, 2009, p. 35)}. La conservación indirecta ^{(Muñoz, 2014, p. 23)} también debe ganar un importante terreno en las planificaciones de las tareas de un archivo, ya que permite cubrir un mayor número de unidades de archivo, en lugar de enfocarse sólo en tareas de restauración ^{(Muñoz, 2010, p. 22)}. Aproximarnos a un archivo centrados exclusivamente en el soporte, sus deterioros y tratamientos fácilmente nos arriesga a caer en intervenciones individuales, específicas y de poco alcance cuantitativo, contrastado con la inmensa necesidad existente.

Aportar soluciones generales y que satisfagan masivamente la necesidad del archivo ^{(Sánchez, 2011, p. 22)}, como en el caso de este diagnóstico, permite conocer detalles del acervo documental que hasta ahora, a cuatro siglos de que empezaron a producirse, no teníamos a la vista. Esta es una forma de control sobre los documentos, que contribuye a su organización y ordenamiento ^{(Adcock, 2000, p. 15)}, además de ganar tiempo y prolongar su vida útil, para permanecer como fuentes de información viva para hoy y el futuro.