Normativas de uso internacional

Varios son los organismos que orientan y norman los procesos de las unidades de información. Muchos de estos organismos son especializados en un área específica del conocimiento mientras que otros abordan diferentes áreas. La Asociación Española de Normalización y Certificación (Aenor) ha emitido varias normas relacionadas con la actividad en unidades de información, algunas de las cuales se describen en la Tabla 1.

El contenido de estas normas está relacionado en gran medida con los procesos bibliotecológicos para la organización y evaluación de la información. Por ejemplo: la norma 16371 orienta acerca de los enfoques tecnológicos que se deben utilizar en la aplicación de las normas 15744 y 15907 al momento de asignar metadatos (^{Aenor, 2012}). Otro ejemplo es el referente a la norma 50137, la cual se corresponde con la norma ISO 11620 (Tabla 2), donde se abordan indicadores de evaluación en relación con cuatro ejes: recursos, acceso e infraestructura, uso, eficiencia potencial y desarrollo (^{Aenor, 2005}).

Un caso interesante es la norma 93200, la cual no es específica para bibliotecas; sin embargo, aborda aspectos que resultan de gran utilidad para informar a los ciudadanos sobre los servicios que se ofrecen y sobre los derechos que les asisten en relación con los compromisos de calidad (^{Aenor, 2008}).

Aenor ha trabajado en conjunto con la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) cubriendo una amplia gama de áreas y procesos (Tabla 2), tales como organización y almacenamiento de documentos físicos y digitales, préstamos interbibliotecarios, evaluación y conservación de documentos, ofreciendo un marco de referencia para establecer el plan de desarrollo y la mejora continua de la calidad organizacional (^{Texidor, 2009}). En este sentido, en la Tabla 2 se describen algunas normas ISO que resultan significativas, entre ellas se encuentran la ISO 9001, ISO 2789, ISO 11620, ISO 15489 y la ISO 30300.

La ISO 2789 orienta sobre estadísticas internacionales en relación a “recursos y productos de la biblioteca en términos de tamaño de la colección, número y tipos de usuarios, uso de los servicios, finanzas, personal y espacio” (^{Albelda et al., 2014: 13-14}), estos indicadores son básicos para la comparación cronológica dentro de la misma biblioteca y entre bibliotecas (^{Aenor, 2004}). De igual manera, la ISO 11620 incorpora indicadores de rendimiento para bibliotecas nacionales del Informe Técnico ISO/TR 28118:2009, abordando aspectos como la “digitalización, repositorios institucionales para recursos electrónicos, preservación, y cooperación en asociaciones y proyectos” (^{Albelda et al., 2014: 8}). El uso de los indicadores que propone esta norma constituye una referencia esencial para la medición de procesos, recursos y servicios en relación con eficiencia, adecuación, uso y disponibilidad (^{Gaminde, Martínez Hervás y Yúfera Rodríguez, 2015}; ^{González Guitián y Molina Piñeiro, 2008}).

En cambio, la ISO 15489 aborda las responsabilidades en un sistema de gestión documental y resalta la importancia de aspectos como la organización y el cumplimiento de las normas, la consideración de los documentos como plena prueba o el rendimiento de la organización (^{Giménez Chornet, 2015}; ^{Santovenia Díaz y Cañedo Andalia, 2006}). Todo esto para garantizar la creación, captura y administración, autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad en la gestión documental, teniendo en cuenta el contexto de la organización (^{ISO, 2016}).

Otros documentos que contribuyen a normalizar la gestión documental son metadatos (UNE-ISO 23081), análisis de procesos de trabajo (ISO/TR 26122), formatos de fichero de documento electrónico (UNE-ISO 19005), guías de implementación para digitalización de documentos (UNE-ISO/TR 13028) o requerimientos funcionales para documentos electrónicos (ISO 16175) (^{Alsina, 2012}). En este sentido, la nueva versión de la norma 9001:2015 también aporta elementos que facilitan la optimización del sistema documental (^{López Lemos, 2016}).

Por otra parte, la norma ISO 30300 facilita toda la terminología necesaria para la aplicación de los requisitos del sistema de gestión de documentos (^{Alsina, 2012}). La norma se fundamenta en el enfoque de procesos, el rol de la alta dirección y las relaciones con los otros sistemas de gestión (^{Aenor, 2011})

Aenor e ISO han trabajado para desarrollar una amplia gama de documentos normativos. Estos documentos no sólo aportan estrategias para la creación e implantación de sistemas, también realizan contribuciones sólidas a la actividad bibliotecológica. Algunos de estos documentos se describen en la Tabla 3.

Sin embargo, también hay que señalar que hay áreas de oportunidad pues es común encontrar reincidencia excesiva de conceptos ya explicitados y tratados en otras normas, como es el caso de la recientemente publicada norma ISO 15489:2016 (Tabla 2) donde se establece una estrecha relación con la norma ISO 30300. Otros de los organismos que han realizado alianzas son la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco) y la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA). Si bien es cierto que estas organizaciones no establecen normas, es posible afirmar que han emitido directrices con el objetivo de orientar la creación y el funcionamiento de las bibliotecas públicas, escolares y digitales en todo el mundo.

La Unesco, en el Manifiesto sobre la Biblioteca Pública aprobado en 1994, el cual aparece en su página web, proclama la confianza en este tipo de institución al definir a las bibliotecas como el motor de la educación, cultura e información y como representante esencial para el fomento de la paz y la espiritualidad del ser humano (^{Unesco, s. a.}).

Por otra parte, en el Manifiesto sobre la Biblioteca Escolar, resultado de la colaboración entre IFLA y Unesco (^{IFLA, 1999}), se define y potencia el papel de las bibliotecas escolares con el objetivo de permitir a los estudiantes adquirir las herramientas y contenidos de aprendizaje que les posibiliten desarrollar plenamente sus capacidades, de forma que sean capaces de seguir aprendiendo durante toda su vida y tomar decisiones informadas.

En el Manifiesto sobre las Bibliotecas Digitales, IFLA y la Unesco declaran que “La brecha digital es una brecha de información. Subsanar la brecha digital es un factor clave para alcanzar los Objetivos de Desarrollo del Milenio de las Naciones Unidas. El acceso a los recursos informativos y los medios de comunicación contribuye a la salud y la educación, así como al desarrollo cultural y económico” (^{IFLA, s. a.}).

El contenido de estos tres documentos orienta respecto de los servicios a prestar, la función del bibliotecario, la responsabilidad social, las necesidades de información, las habilidades de los usuarios, el papel de la tecnología, la relación entre las bibliotecas y la necesidad de coordinarse para la colaboración en favor de la cultura, la información, la alfabetización y la educación, aspectos de gran vigencia y valor.

Otro aspecto en el que coinciden estos documentos es el que se refiere al acceso a la información, el cual merece especial atención por el coherente abordaje que los vincula. Para estas organizaciones resulta imprescindible que no se restrinja el acercamiento al conocimiento pues es fundamental para garantizar la construcción de un mundo equitativo actual y futuro.

Un aspecto muy significativo, pues tradicionalmente las bibliotecas han sido reconocidas como salvaguarda y no como productoras, es que en estos documentos se aborda la relación del bibliotecario con los docentes y la necesidad de trabajar en favor de facilitar el aprendizaje, así como la imperiosa necesidad de la calidad en la creación de contenidos, viendo la cultura no sólo como un elemento diverso a proteger sino como vía para el progreso, la expresión y el diálogo entre los seres humanos.

Las directrices de la IFLA y la Unesco constituyen herramientas indispensables para que los líderes de todo el mundo se comprometan con la actividad de las unidades de información. El contenido de estos documentos permite una relación flexible pero a la vez detallada de cómo garantizar y potenciar la calidad en el funcionamiento de estas entidades, así como otorgar reconocimiento a las actividades que realizan.

En este sentido, la Asociación Americana de Bibliotecas (American Library Association, ALA), la más antigua y grande en el mundo, también establece parámetros coherentes con su política general. ALA considera que estos parámetros constituyen políticas que representan la génesis de las bibliotecas a través de los valores compartidos. Por eso, la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de Investigación (Association Of College And Research Libraries, ACRL), una de las 11 divisiones de la ALA, al establecer directrices (Tabla 4) ayuda a las bibliotecas, instituciones académicas y agencias de acreditación a comprender los componentes de las bibliotecas, las cuales son regularmente revisadas y actualizadas por sus miembros.

Presentación y análisis de resultados

La distribución de los participantes (Figura 1) arrojó que, de los 150 encuestados, la mayor parte (60 %) ocupaba cargos directivos con una experiencia mínima de 5 años. En segundo lugar, con 25 %, estuvieron los especialistas en procesos técnicos. El tercer lugar lo ocupó el especialista en la prestación de servicio, con 15 % de representatividad. Tanto especialistas de procesos técnicos como especialista de servicios poseían un máximo de 10 años de experiencia. El cuestionario incluyó la categoría especialista o responsable en procesos de calidad; sin embargo, no se obtuvieron respuestas.

Figura 1 Proporción de encuestados 

El tipo de unidad de información donde laboran los encuestados estuvo distribuido de la siguiente manera: bibliotecas especializadas, 30 %; centros de información, 32 % y biblioteca universitaria, 26 %. En menor medida, los participantes pertenecían a bibliotecas escolares, 4 %; bibliotecas públicas, 4 % y archivos, 4 % (Figura 2).

Figura 2 Proporción de tipos de centro de información donde laboran los encuestados 

En relación con la necesidad del uso de sistemas de normatividad o directrices en las unidades de información, 80 % del total de encuestados contestó de manera positiva y 53 % respondió que los aplican o los habían aplicado (Figura 3). Al analizar cada resultado, resalta que en archivos, bibliotecas públicas y bibliotecas escolares se observa menor distancia entre la necesidad de aplicar normas y su real aplicación (Figura 3).

Figura 3 Diferencias entre necesidad de aplicar normas y aplicación de normas en unidades de información  

Las bibliotecas universitarias, bibliotecas especializadas y centros de información obtuvieron los resultados más altos en expresar de manera positiva la necesidad de aplicar normas en las unidades de información. Sin embargo, al indagar si las han aplicado los niveles de respuesta disminuyeron en todos los casos.

Al abordar la relación entre estas dos variables mediante la aplicación del coeficiente de correlación, se obtuvo un resultado de 0.99928777919781 que indica una correlación positiva muy fuerte, pues cuando uno de los parámetros aumenta, el otro también lo hace en proporción constante. Este resultado es alentador para el uso de normas en unidades de información, pues se advierte una relación fuerte entre necesidad y aplicación de normas.

Del 53 % de las unidades de información que señaló aplicar normas o directrices, 70 %, aplicó las normas ISO, 59 % las normas de país y/o de la institución donde laboran y 30 % las directrices de IFLA o de la ALA (Figura 4).

Figura 4 Proporción de tipos de normas aplicadas  

El análisis del tipo de normas o directrices aplicadas por tipo de unidad arroja que 100 % de las instituciones donde laboran los encuestados han aplicado un sistema, al menos una vez (Figura 5). Las bibliotecas universitarias, las bibliotecas especializadas, los centros de información y las bibliotecas públicas han aplicado al menos tres tipos de esquemas para estandarizar los procesos, mientras que los archivos y las bibliotecas escolares hasta dos. Las normas ISO y las directrices del país o de la institución donde laboran los encuestados fueron aplicadas por todos los tipos de unidades de información analizados.

Figura 5 Proporción de tipos de normas aplicadas por tipo de unidad de información 

En relación con los parámetros para la calidad que se propusieron a los encuestados, la mayor cantidad de respuestas estuvo entre totalmente de acuerdo y de acuerdo en que las normas deben considerar los siguientes parámetros: necesidades de información (96 %), habilidades de los usuarios (87 %), transparencia en la información (85 %), interconectividad (74 %), privacidad y protección de datos (66 %), acceso abierto a la información (64 %), tecnologías (58 %) y educación en línea (57 %) (Figura 6). Con estos resultados, se reafirma la preocupación de los especialistas en las necesidades de los usuarios y cómo los nuevos temas que involucran a la actividad bibliotecológica están siendo tomados en cuenta para ser abordados de manera normativa.

Figura 6 Proporción de los parámetros a tener en cuentas en las normas de calidad para unidades de información 

Para este mismo criterio, un resultado interesante son los porcentajes que arroja la escala indiferente. En primer lugar se ubica el parámetro educación en línea (60 %), seguido por privacidad y protección de datos (50 %), y acceso abierto a la información (54 %). Este resultado pudiera ser un indicador de desapego de los encuestados para incluir estos temas emergentes en el contenido de las normas.

En relación con la evaluación de las normas que se han aplicado en cada institución, 50 % de las respuestas estuvo referida a que este proceso había ocurrido hacía menos de un año. Un porcentaje menor (40 %) respondió que el sistema aplicado era coherente con los procesos de su organización y sólo 25 % respondió que la aplicación de la norma había mejorado los procesos organizacionales. Estos resultados indican que los encuestados están familiarizados con el uso reciente de sistemas de normatividad y que para la mejora continua debe haber una coherencia entre la norma aplicada y los procesos organizacionales.