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Investigación bibliotecológica

versión impresa ISSN 0187-358X

Investig. bibl vol.24 no.51 México may./ago. 2010

 

Artículos

 

Pares: portal de archivos españoles. Generando puentes entre el investigador y los fondos archivísticos*

 

Pares: Spanish archives webportal. Building bridges between researchers and the archives

 

María García–González y Celia Chain–Navarro**

 

** Las dos autoras pertenecen a la Universidad de Murcia, España. María: E–mail: marlasegunda.garcla@um.es; Celia: E–mail:chaln@um.es.

 

Artículo recibido: 4 de enero de 2010.
Artículo aceptado:1 de julio de 2010.

 

Resumen

Se ha evaluado el Portal de Archivos Españoles (PARES) y su sistema de búsqueda y recuperación. Se trata de una plataforma común que integra las bases de datos de varios archivos de carácter histórico nacional. Para ello se definieron previamente una serie de parámetros e indicadores que nos ofrecen información adicional sobre este portal, y así conocer si alcanza el nivel suficiente o bien llega a la excelencia. Llegamos a la conclusión de que el portal debe adecuarse mejor a sus usuarios en lo referente a formación (para poder acceder y recuperar la documentación necesaria) e información (con el fin de orientar al usuario para que se sienta cómodo en la utilización del portal). A pesar de algunos fallos, el proyecto Pares supone un gran avance en el acceso y localizacion de la documentación de carácter histórico en España.

Palabras clave: Análisis de páginas web, Evaluación de páginas web, Gestión de Calidad, Base de Datos, Portal de Archivos Estatales, PARES, análisis de contenido, recuperación de información.

 

Abstract

In this article, the PARES information search and retrieval system is evaluated. PARES is a shared platform that integrates eleven national archival databases. A series of parameters have been posited to assess its adequacy and/or degree of excellence. We have concluded that the webportal needs to improve in terms of user training, with regard to the protocols for access and retrieval, and in terms of the interface in order to make the user more comfortable. Despite some shortcomings, the PARES webportal constitutes an important advance in making historical Spanish documents available to researchers and the general public.

Keywords: Web Content Analysis, Web Content Evaluation, Quality Management, Database, PARES, Spanish Archives Portal, Information Retrieval.

 

I. INTRODUCIÓN

A ojos de muchos investigadores del ámbito de las ciencias sociales y de la humanidades, los archivos se presentan como uno de sus principales objetos de deseo, curiosidad y, a veces, de máxima preocupación. Con relativa frecuencia los investigadores muestran un desconocimiento evidente sobre la organización de los fondos documentales de los archivos y las posibilidades potenciales que éstos les ofrecen. Al igual que otras generalizaciones, ésta proviene de la infranqueable barrera entre el mundo de la investigación y el de la organización y conservación de la documentación de los archivos históricos (Ángulo 2006).

El investigador se enfrenta al problema de encontrar mecanismos, o instrumentos de localizacion de la documentación, que sobre el papel le permitan detectar la información idónea para adelantar su trabajo. Normalmente, estos instrumentos de descripción, guías, catálogos o inventarios se encuentran en las salas o servicios de investigación. De tal modo que, frecuentemente, un investigador que había proyectado una estancia corta en un archivo (con los problemas logísticos que ello conlleva) se enfrenta con la necesidad de asumir que una parte importante de su estancia, al contrario de lo que tenía planificado, debe dedicarla exclusivamente a localizar los documentos que necesita, o a preparar con mayor precisión los criterios y términos de búsqueda de los textos que, en teoría, le ofrecerán la información histórica original necesaria.

Por otro lado debemos mencionar lo que supone el uso de las tecnologías de la información para que los investigadores inexpertos afronten el problema de localizacion de la información en los archivos. Es evidente que el uso de las tecnologías proporciona mayor comodidad, control y seguridad, ahí donde el investigador puede consultar directamente por ordenador, mediante sistemas de consulta de bases de datos, los fondos documentales de un archivo. Pero en muchas ocasiones las tecnologías se convierten en un obstáculo, ya que no solventan las dificultades básicas a las que debe enfrentarse cualquier investigador. Nos referimos a la relación entre la formación que pueda tener ese usuario o investigador, la calidad de la interfaz de consulta, el volumen de información y la rapidez de acceso.

Según Marchionini (1995), una interfaz de consulta sirve para establecer la comunicación entre personas con necesidades de información y un sistema de recuperación de información. Así podemos entender "interfaz de consulta", siguiendo a Abadal (2002), como el instrumento que sirve para establecer la comunicación entre personas que buscan información y un sistema de recuperación de información.

La potencialidad de las nuevas tecnologías de la información, de cara a facilitar el acceso de los investigadores a las fuentes documentales, exige hoy en día una profunda reflexión. Por el momento, en este sentido, las principales novedades pueden venir dadas por la optimización en la oferta de los instrumentos descriptivos clásicos de los archivos históricos, así como por la implantación de un paquete de datos adecuado a las necesidades propias de la gestión del archivo, y a garantizar la consulta fácil de los documentos de archivo.

Los componentes formales que deben ser parte de una interfaz de consulta se pueden establecer en función de las fases del proceso que sigue el usuario para realizar una consulta. Según Abadal, (2002) un sistema de consulta debe tener las siguientes opciones: página de consulta, página de resultados, visualización del documento completo, página de información general y página de ayuda. Según este autor, al usuario se le deben ofrecer diferentes niveles de consulta (simple, avanzada, índices o consulta por categoría temática). Los resultados de esta consulta deben aparecer mediante un sistema de ordenación de los resultados basados en la precisión, o siguiendo otros criterios libremente configurables por el usuario (fecha, autor, etcétera). Una vez obtenidos los resultados, la aplicación debe permitir visualizar el documento completo solicitado. Este puede ser de tipo textual, gráfico o sonoro. Para completar el servicio se le debe proporcionar al usuario otro tipo de páginas que le ofrezcan información adicional, como por ejemplo la descripción del contenido de la base de datos que está consultando y una página de ayuda que le permita utilizar la aplicación adecuadamente.

La ayuda en una "interfaz de consulta" debe construirse siempre bajo las premisas de simplicidad, claridad, rapidez y accesibilidad permanente. Hay que lograr que el usuario se familiarice cuanto antes con su manejo, para lo cual debemos presentarle la información en pantalla de manera que no se pierda dentro de un entorno de múltiples posibilidades gráficas e hipertextuales, facilitándole la navegación, ampliando las posibilidades de presentación de formatos y la consulta de ejemplares relacionados temáticamente, etcétera con la posibilidad de extender su búsqueda y satisfacer su necesidad (García y Moscoso, 2007).

 

2. ANTECEDENTES

Los antecedentes del portal PARES se remontan a la informatización del Archivo General de Indias en el año 1986 cuando los tres promotores, la Fundación Ramón Areces, IBM España y el propio Ministerio de Cultura, firmaron un convenio. En 1993 se introdujeron diversas mejoras, principalmente dos: un nuevo algoritmo de compresión de imágenes, el manejo robotizado de los discos ópticos y el uso de la incipiente Red Digital de Servicios Integrados (rdsi), entre el Archivo General de Indias y el Ministerio de Cultura. Más adelante, a lo largo de 1994, se conectarían con el Archivo Histórico Nacional (AHN) en Madrid y con el Archivo de la Corona de Aragón (ACÁ) en Barcelona, de manera que desde esos centros se tuvo acceso y se pudieron consultar los fondos. También se digitalizaron y entraron al sistema informático los documentos del Archivo Histórico Nacional y del Archivo General de Simancas relacionados con temas americanos (Baiget, 1993).

En 1993 ya tenían 9 millones de páginas digitalizadas que se almacenaron en 8.000 discos ópticos. Cada página ocupaba unos 300 Kbytes. Se describieron los documentos y se los podía buscar online, tanto por cualquier palabra como por su pertenencia a una clasificación jerárquica, típica de los archivos (procedencia o institución generadora, secciones, subsecciones...).

La mayor parte del trabajo se hizo en blanco y negro porque para los textos no tenía sentido emplear el color, aunque se digitalizó en color una colección de 8.000 mapas e ilustraciones.

Los comienzos de automatización de los Archivos Estatales Españoles del Ministerio de Cultura se encuentran, por lo tanto, en el Archivo General de Indias, lo que ha dado lugar a posteriores generaciones de desarrollos informáticos hasta llegar a PARES.

 

3. OBJETIVOS

El objetivo general del trabajo es estudiar la apariencia y el funcionamiento del sistema de búsqueda y recuperación desde el punto de vista documental del Portal de Archivos Españoles (en adelante PARES), con la ayuda de un modelo de evaluación. Según sus creadores, PARES es básicamente un sistema de consulta y recuperación que sirve como plataforma informática de trabajo para la red de los once archivos estatales gestionados por el Ministerio de Cultura. Desde nuestra perspectiva es mucho más que eso.

Pretendemos describir los aspectos más destacados de este portal, así como establecer una serie de recomendaciones con el fin de mejorar lo que ya es en sí una magnífica propuesta. Sin embargo a la hora de llevarla a la práctica presenta algunos inconvenientes que le restan valor a la única apuesta fuerte que se ha hecho hasta el momento de difundir de manera global el inmenso y riquísimo patrimonio histórico documental que depende del Ministerio de Cultura.

 

4. METODOLOGÍA

La primera tarea a realizar es la localizacion del Portal de Archivos Españoles en Internet, para ello hemos acudido a la página del Ministerio de Cultura (http://www.mcu.es). También podemos acceder a él a través de cualquier motor de búsqueda, o escribiendo la URL de los once archivos estatales gestionados por el citado Ministerio, ya que todos ellos mantienen un enlace al mencionado portal.

Para estudiar su apariencia y funcionamiento inicialmente se establecieron las pautas que permitieran evaluarlo y analizarlo. El modelo utilizado está constituido por seis parámetros, y se ha construido partiendo de otros estudios previos; Salvador, Angós, Fernández (1999), Abadal (2002), Cerda (2003), Mas (2007). El modelo completo aparece en el Anexo 1. Cada indicador se evalúa en el intervalo entre 0 y 2 puntos. Con ello podemos comprobar de manera individual si el elemento del portal que estamos analizando está en el nivel suficiente, o si bien llega a la excelencia (Codina 2000).

Nivel 0: No aparece.

Nivel 1: Está, pero incompleto.

Nivel 2: Está presente y actualizado.

En nuestro cometido, aparte del propio sistema, tomamos como guía el informe de la Subdirección General de los Archivos Estatales (en adelante SGAE) del Ministerio de Cultura, producto de una jornada técnica, elaborado el 28 de Mayo de 2008, y la ponencia de Alfonso Sánchez en las VIII Jornadas de archivos aragoneses, celebradas del 25 al 28 de noviembre de 2008.

La evaluación del portal se realizó en un periodo comprendido entre noviembre de 2008 y enero de 2009. Cada uno de los apartados del cuestionario de evaluación se comenta profusamente en los resultados, aportando, cuando se considera necesario, recomendaciones para su mejora.

 

5. DESARROLLO

Indicador 1. Gestión de Funciones

Aquí se evalúan aspectos relacionados con el control de funciones. Cuando no era posible analizar ciertas opciones, porque sólo teníamos acceso como usuarias externas, hemos usado el informe y la ponencia mencionados anteriormente.

Comprobamos que existen dos maneras de acceder a la aplicación: un acceso general a través de Internet, para todos los internautas interesados, y un acceso restringido a los trabajadores que colaboran en la aplicación PARES, a través de una intranet. A este último se le denomina Intrapares, se gestiona mediante un módulo que administra a todo el personal que trabaja en él, y su acceso se realiza mediante un código de usuario y una contraseña. El usuario de Intrapares trabaja y accede a los diferentes niveles y estados de la masa archivística en función de la categoría que tenga asignada (Figura 1).

Según las referencias mencionadas anteriormente, el esquema de organización del trabajo en los archivos a través de PARES, más que tratarse de un modelo jerárquico es un organigrama de interrelaciones dentro de una organización de responsabilidades, donde los profesionales de los archivos acceden a los documentos informatizados a través de la intranet en todos sus estados (publicado, revisado, grabado).

La plataforma de trabajo interna dispone de varios módulos y herramientas tales como: control y gestión de depósitos/documentos; gestión de usuarios; descripción; estadística; gestión de servicios archivísticos y búsquedas.

Indicador 2. Descripción del contenido:

En este ítem tratamos los aspectos relacionados con el contenido de la base de datos, su alcance y la cobertura de los registros que la forman, así como sobre otra información de interés que ofrece el portal PARES.

Según el informe de 2008, la base de datos ofrece 15 millones de imágenes, 3 millones de registros descriptivos, y 1.057.000 términos indizados. También indica que son once archivos los que se valen de esta herramienta con el fin de posibilitar la gestión diferenciada de sus respectivas bases de datos. Si accedemos al portal PARES comprobamos que no se le da la posibilidad al usuario de recibir esta información, ni de tener acceso al informe mencionado. El usuario no puede comprobar el número total de registros, la cobertura documental, temática y temporal, y con ello nos referimos al tipo de fuentes o documentos que se recogen, a las materias que cubre, y a la fecha de inclusión de las nuevas referencias añadidas. Tampoco encontramos explicación sobre los campos principales que constituyen cada registro. Una vez que se entra es fácil comprobar que estos campos (en su nivel más específico) se corresponden con los propios de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G). Lo que no está tan claro es si todos los investigadores interesados en los fondos están familiarizados con esa norma, por lo que no estaría de más una pequeña explicación sobre los contenidos que se suelen incluir en los campos, y si no en los que son mas obvios, sí en algunos mas específicos de la normativa técnica archivística.

El portal ofrece un inventario de cada uno de los once archivos que constituye PARES. Cuando éste se muestra, observamos las unidades que tienen total o parcialmente descritas o digitalizadas, lo podemos comprobar en los iconos que muestra cada unidad. Además, para facilitar la interpretación de los iconos añadidos, la aplicación ofrece una leyenda (Figura 2).

Otro tipo de información a destacar dentro del inventario son los iconos amarillos que aparecen al principio de cada unidad. En este caso, la aplicación no ofrece una leyenda para que el usuario pueda interpretar esos iconos. Si nos posicionamos sobre ellos con el ratón, únicamente nos indican que se trata del "tipo de documento", (Figura 3), pero no ofrece la explicación del mismo. Tampoco aparece la explicación de las siglas en la ayuda. Sólo se puede conocer con qué contenidos se corresponden estas siglas una vez que se accede a la descripción de cada unidad documental, por lo que sería una buena orientación situar esta correspondencia en un lugar visible de la pantalla.

Según el informe, el inventario instruye al usuario sobre qué novedades se han publicado o actualizado en los últimos 30 días. Sin embargo este periodo debe ser aproximado, porque hemos podido comprobar que, transcurrido ese periodo, la sección de novedades no se ha actualizado.

El portal también ofrece un apartado titulado Proyectos archivísticos, que muestra fotografías basadas en temas de interés concreto. A partir de estos proyectos se ha generado una herramienta de contacto que le permite al usuario que se encuentra en la unidad de descripción de una fotografía, poder enviar telemáticamente datos, información u observaciones respecto a esa fotografía, y para ello aparece un formulario con una serie de campos que debe rellenar. Es un método muy útil, ya que permite identificar lugares y personajes que figuran en estas fotografías, y los archiveros pueden así completar y actualizar las descripciones fotográficas iniciales. Sin embargo, una vez incorporada la información suministrada por el usuario, no figura esa persona como fuente, dato que sería bueno incorporar a modo de web colaborativa.

Otro de los apartados que encontramos es la lista de distribución. En ella el usuario puede inscribirse y recibir por correo electrónico información en relación al portal PARES y a nuevas publicaciones de fondos documentales.

Estos servicios les ofrecen a los usuarios una posibilidad de obtener información adicional en torno a los acontecimientos que atañen a cada archivo, y proponen una información de valor añadido.

Indicador 3. Facilidad y claridad de las ayudas

En la pantalla principal del portal PARES encontramos varios menús, éstos son: presentación, búsqueda sencilla, avanzada, inventarío dinámico y proyectos, los cuales figuran con títulos claros y explicativos para el usuario.

Los mensajes de ayuda en contexto son ventanitas que aparecen en cada momento como mensajes explicativos enmarcados en pequeños cuadros dirigidos a facilitar la navegación. En este caso hay algunos apartados del portal que posicionándonos sobre ellos proporcionan una breve información, como es el caso del espacio destinado a "nuevos proyectos".

En referencia a las búsquedas que se pueden ejecutar en el portal, éstas son de dos tipos (una sencilla y otra avanzada), ambas contienen un menú de ayuda a través del cual se dan las instrucciones necesarias para ejecutar las consultas, y le proporcionan al usuario ejemplos que lo orientan en la interrogación de la base de datos. También se especifican los campos del formulario de búsqueda e indican cómo deben éstas rellenarse. Estos manuales de ayuda figuran con fecha 21 de mayo de 2007, sin embargo consideramos que un manual de ayuda siempre debe estar más actualizado.

Cuando tras una búsqueda la base de datos no ofrece resultados, esto puede deberse a que no dispone de ellos, a que la aplicación no funciona bien o a que la búsqueda no está bien planteada. En estos casos la base de datos emite un mensaje a través del cual se indica la posible existencia de error; o si el resultado es nulo o vacío hace recomendaciones para proceder correctamente.

Las dudas o sugerencias que le puedan aparecer al usuario una vez que esté trabajando con algún sistema, pueden solucionarse o presentarse mediante herramientas de contacto o de ayuda que permitan ofrecer información adicional para continuar trabajando con cualquier sistema. Estas herramientas pueden ser foros, chats, blogs, e–mail, Faq, Tutoriales, etc. (Figura 5). Sin embargo, de todas las mencionadas, la única que permite al usuario resolver sus dudas es el e–mail. Hicimos una consulta sobre "cuántos registros contenía la base de datos Pares" a principios del mes de Agosto de 2008 y contestaron el 24 de Septiembre de ese mismo año. Sobre formación de usuarios no hemos encontrado nada. Según la ponencia presentada por Alfonso Sánchez (2008), se establece que durante el año 2007 PARES ha ido estableciendo un sistema de contacto con los clientes externos mediante diferentes métodos con varías líneas de acción, una de ellas es el establecimiento de FAQ (Lista de consultas más frecuentes). Sin embargo, no hemos encontrado está lista de consultas frecuentes en la web.

Otro aspecto que podría evaluarse, y que no aparece dentro del portal, es la existencia de cursos de formación o de autoformación en línea. Estos cursos le ofrecerían al usuario mayor conocimiento a la hora de utilizar el sistema, y de interrogar la base de datos.

Indicador 4. Lenguaje de Interrogación

Como hemos señalado, PARES ofrece dos tipos de búsqueda, una sencilla y otra avanzada. La interrogación de la base de datos sólo puede hacerse en español, y las instrucciones de ayuda también se encuentran en el mismo idioma. Se debería habilitar la consulta en otros idiomas, y no sólo en el resto de los que se hablan en España, ya que PARES se considera una herramienta útil para el acceso a la documentación española de carácter histórico no solo a nivel nacional, sino también internacional.

El informe ya mencionado de SGAE de 2008 indica que "la plataforma interna dispone de un módulo de índices (tesauro)". Hemos comprobado que la aplicación dispone de índices, pero creemos que no dispone de tesauro.1 El usuario no puede navegar por los índices, ya que la aplicación sólo ofrece la opción de buscar el término que nos interesa en un índice interno. Tampoco se puede trabajar con tesauros para ejecutar las búsquedas aprovechando la estructura jerárquica de los mismos, ni acceder a ninguna, agrupación temática para consultar los registros. Según Abadal (2002), esta última opción simplificaría la consulta para los usuarios poco experimentados. Al acceder a una de las últimas opciones de búsqueda podemos comprobar que la aplicación trabaja con índices de materias, onomásticos, geográficos y de instituciones. La aplicación las llama "categorías", pero las categorías no son índices. Éstos deberían publicarse y figurar en el margen de la pantalla cerca de los formularios de búsqueda, tanto para la búsqueda sencilla como para la avanzada. La opción de filtro por índices de descripción no debería estar subyugada a los demás campos que la aplicación obliga a rellenar, ya que entonces perdemos parte de las ventajas del uso de los índices, que es poder acceder a través de un término, o conjunto de términos, al documento que nos interese.

Independientemente de los manuales de ayuda, también puede ser útil disponer de breves mensajes que sirvan para orientar al usuario sobre cómo debe introducir los términos en el formulario de búsqueda, como por ejemplo introducir la fecha en formato aaaa/mm/dd u otros aspectos de interés, sin la necesidad de acudir al manual de ayuda.

La aplicación permite realizar las búsquedas por frase exacta y utilizando comillas, y así se indica en el manual de ayuda; también se pueden hacer búsquedas independientemente de si escribimos en minúscula o mayúscula, o si acentuamos o no las palabras; pero no cabe la posibilidad de usar operadores sintácticos, truncado, combinar operadores booleanos en la misma estrategia de búsqueda, o ejecutar búsquedas por la raíz de las palabras.

La búsqueda avanzada es más planificada y específica, y los usuarios deberían utilizar este formulario cuando tengan muy claro lo que quieren buscar. Por ello está pensada para los investigadores más experimentados que tienen un mayor conocimiento de la historia y de los cuadros de clasificación de cada archivo. A través de ella el usuario puede encontrar despegables que facilitan la introducción de valores para campos tales como archivo, clasificación, fondo, potencialmente desconocidos para el usuario no especializado, que simplifican la búsqueda y la hacen más efectiva.

Cuando accedemos al portal no sabemos si el sistema dispone de algún mecanismo de recolección de datos sobre el usuario y sobre las búsquedas que realiza. Estos mecanismos son muy útiles porque permiten crear un perfil de usuario, obteniendo información del propio internauta, como pueden ser datos de contacto, saber qué demandan, o establecer estadísticas sobre tipo de usuario, consultas más frecuentes etcétera.

Una vez que el usuario plantea su estrategia de búsqueda y obtiene resultados, sería recomendable que la aplicación le permitiera visualizar su historial de consulta con el fin de que elabore una nueva estrategia de búsqueda, pero observamos que no se ofrece un registro de las búsquedas realizadas. La aplicación sí que contiene un apartado denominado "Agenda", que es un espacio reservado para cada usuario y está accesible a través de una contraseña, a través de la cual se pueden almacenar los resultados seleccionados de una búsqueda, y posteriormente cuando el usuario accede a ella, se le ofrecen varias opciones para trabajar con esos resultados, como por ejemplo enviarlos por correo electrónico, eliminarlos etc., pero no permite combinar búsquedas anteriores.

En relación con la posibilidad de recuperar o revisar la estrategia de búsqueda utilizada, diremos que tanto en la búsqueda sencilla como en la avanzada, la aplicación, una vez que ofrece los resultados, permite retornar a la pantalla del formulario de búsqueda para modificar o cambiar algún elemento de la estrategia planteada.

Obtenidos los resultados se informa al usuario de aspectos relacionados con el registro, como por ejemplo a qué archivos pertenecen. Cuando se obtienen los resultados es recomendable la consistencia en la presencia de las páginas, es decir que aparezcan las opciones básicas en todas las páginas, así como la información sobre el recorrido realizado. Comprobamos que este requisito se cumple, así como la posibilidad de ofrecerle al usuario el retorno a una página anterior a través del botón "atrás".

Indicador 5. Capacidad de recuperación

Tras una consulta debemos comprobar que la interfaz identifica el nombre de las bases de datos de donde ha extraído los resultados. Como sabemos, PARES es la herramienta que le da soporte a once bases de datos de archivos, y por lo tanto al mostrar los resultados indica a qué base de datos de cada archivo pertenecen (Figura 6).

La interfaz muestra los resultados estructurados en un listado, proporcionado en la parte superior información sobre el término de búsqueda empleado (Figura 6). Conforme vamos accediendo a los resultados, la aplicación deja reflejado una muestra del camino andado, dato muy útil para ubicar al usuario. Por ejemplo en la Figura 8, además del término de búsqueda empleado, indica el archivo y el fondo donde se han encontrado resultados que concuerdan con el término de búsqueda utilizado.

La aplicación ofrece los resultados de lo más general a lo más específico, tanto al realizar una búsqueda simple como avanzada (por ejemplo, desde la denominación del fondo hasta la unidad documental); y dependiendo de los casos, se describe el fondo, la serie o la unidad documental utilizando campos esenciales de la norma ISAD (G) en una ficha descriptiva. Esta descripción también se puede ver en el inventario que la aplicación proporciona.

En el siguiente caso (Figura 7) vemos que uno de los resultados obtenidos corresponde a un fondo, pero si pinchamos sobre él la aplicación no nos proporciona la descripción de éste, sino que nos conduce a la unidad documental simple que está dentro de ese fondo (figura 8). Sin embargo, al pinchar en el enlace superior de la pantalla "Ministerio de Ultramar", sí se muestra la descripción del fondo y se da la opción de ver además la descripción de las secciones inferiores (Iª división y serie). Esto significa que está disponible, pero sólo se usa si se la conoce. Creemos que sería más fácil para el usuario que el sistema ofreciera una ayuda, o comentario en donde se explicara esto.

Por otro lado, si pinchamos directamente sobre el primer resultado "Exp. Personal del ayudante de Montes Feo. Falcón Goya", obtenemos la ficha descriptiva con los campos esenciales de la norma ISAD (G) para describir este registro (Figura 9). Estando en este punto, si tocamos con el ratón sobre la pestaña "Ver", obtenemos la raíz de descripción (Figura 10); de este modo podemos ver las divisiones y subdivisiones existentes de los niveles superiores hasta llegar al fondo, así como de los niveles inferiores dependientes de ese fondo (unidad documental compuesta). El problema radica en que si el usuario no conoce esta opción, o no sabe qué puede encontrar en ella, puede perder información adicional. Es decir, que sería recomendable que también se explicaran las posibilidades de esta opción.

Para identificar el tipo de documento podemos visualizar las fichas descriptivas y observar algunos campos que establece la ISAD (G). Para saber si un documento está total o parcialmente digitalizado la búsqueda sencilla ofrece una opción para restringir la búsqueda a aquellos registros que están, o no, a texto completo. Esta información también la proporciona el inventario dinámico.

Una vez obtenidos los resultados se le debería dar la opción al usuario de poderlos gestionar según sus necesidades. Algunos sistemas facilitan la realización de operaciones tales como seleccionar sólo los registros que le interesen, elección del sistema de ordenación o de presentación de los resultados, así como la posibilidad de grabar, imprimir o enviar por correo los registros seleccionados, e incluso elegir de cada registro sólo los campos que se deseen imprimir. Haciendo las comprobaciones necesarias, vemos que, obteniendo el listado de resultados inicial, la aplicación no permite ninguna de las opciones mencionadas. Para poder conseguirlo debemos acceder a niveles archivísticos inferiores, que entonces sí permiten seleccionar, enviar o imprimir las unidades descriptivas que le interesen al usuario.

Para que las búsquedas fueran mas completas sería conveniente que la aplicación proporcionara un apartado de documentos relacionados. Se trataría de una opción para poder proseguir la búsqueda desde el mismo registro recuperado, sin tener que volver a la pantalla inicial (por ejemplo, lanzando una nueva búsqueda por los términos que aparecen en el campo de materias, personas o lugares). Otra de las opciones para ofrecer una búsqueda más completa sería la posibilidad de poder navegar entre los registros, accediendo al contenido de algunos campos básicos.

Vemos que la aplicación permite filtrar por campos de la ISAD (G) (Figuras 11 y 12)

Si pinchamos sobre la opción "filtrar" (Figura 11), nos aparece la pantalla que se muestra a continuación (Figura 12) y vemos que dispone de un despegable para poder filtrar los resultados anteriores "Exp. Personal del ayudante de montes Feo. Falcón Goya", "Nombramiento de médicos para la isla, exp. 35" y "Nombramiento de médicos para la isla, exp. 36" por campos de la ISAD (G).

Otra de las opciones para poder continuar la búsqueda es realizar consultas sucesivas, y ampliar o restringir las condiciones sobre el conjunto de registros que se ha encontrado. En este caso la opción no ofrece botones de nueva búsqueda, pero sí uno de retroceso para volver al formulario previo si se quiere ejecutar una nueva búsqueda.

Dentro de PARES los once archivos que lo conforman siguen el mismo sistema de clasificación jerárquica, pero también cada archivo tiene su propio sistema de clasificación, por ello los resultados proporcionados por PARES no siguen una estructura homogénea. Para que el usuario pueda seleccionar de todos los resultados iniciales obtenidos el registro que más le convenga, sería necesario mostrarle de forma estructurada información sobre el nivel de descripción al que pertenece cada registro (es decir, si se trata de un fondo, una sección, una serie o una unidad documental). Pero la interfaz únicamente muestra el archivo (por ejemplo: Archivo General de Indias) y los resultados; normalmente estos resultados corresponden a niveles de descripción superiores (fondo o sección), lo que obliga al usuario a acceder a niveles inferiores, hasta encontrar lo que busca. Por regla general en un archivo casi nunca se llega a describir documento por documento, sino que se hace la descripción de los niveles superiores: fondo, sección o serie. El sistema PARES, por lo tanto, debería permitir recuperar desde lo más específico a lo más general, e ir mostrando estructuradamente a qué nivel superior (secciones o fondo) pertenece cada registro obtenido.

La aplicación no permite, y creemos que sería útil, la selección de diferentes formatos de salida ni crear formatos propios; es decir seleccionar, aquellos campos de la ISAD (G) que queramos que aparezcan en los resultados. Tampoco ofrece la posibilidad de personalizar la visualización de los resultados.

Indicador 6. Recuperación de Imágenes

La digitalización de documentos permite la preservación, conservación y conocimiento de la documentación original mediante facsímiles. PARES ofrece acceder a algunos de estos facsímiles con una alta resolución de imagen, de manera directa sin necesidad de visitar físicamente los archivos.

De los once archivos que conforman PARES podemos apreciar que algunos disponen de la digitalización total o parcial de algunas de sus series. Para poder evaluar la calidad de PARES al recuperar estas imágenes, hemos establecido unos criterios que creemos que son adecuados para visualizar las imágenes una vez recuperadas, basándonos en las directrices de Cerda (2008).

Para acceder a las imágenes del "Inventario dinámico" no es necesaria la descarga de un programa específico, y podemos saber, antes de abrir las imágenes, qué series están total o parcialmente digitalizadas a través de un icono representado mediante una cámara de fotos. Cuando ejecutamos una búsqueda sencilla también podemos marcar la opción de obtener registros digitalizados; de este modo obtenemos todos aquellos que estén a texto completo, y para ver el documento también tenemos que dar click sobre el icono de la cámara de fotos. Una vez que marcamos sobre el icono, la aplicación muestra una visión general. En el margen derecho aparece un índice con el número de imágenes que componen ese documento y nos permite navegar a través de ellas (avanzar, retroceder, seleccionar del listado de imágenes, volver a inicio etc.), (Figuras 13 y 14). Como podemos ver en la Figura 13, la parte izquierda muestra la primera hoja de ese documento ampliada. Esta imagen, que encontramos al margen izquierdo, podemos obtenerla ampliada mediante zoom, ajustaría a la anchura de la ventana, cambiar la polaridad, rotar la imagen 90° grados a la izquierda o a la derecha, mejorar el contraste de la imagen e imprimirla, todo ello con la ayuda de la barra de herramientas que figura en el margen superior izquierdo.

La aplicación no permite realizar ciertas acciones: la manipulación–edición de la imagen, la eliminación de manchas y tintas transparente mediante algoritmos de tratamiento digital, la posibilidad de guardarla y enviar la imagen, o de solicitar su envío por correo electrónico. Desde la aplicación tampoco podemos solicitar el envío del documento elegido. Este servicio lo ofrecerán, según consta, cada uno de los archivos que conforman PARES.

En la Figura 13 podemos comprobar que la imagen tiene una alta resolución, ya que se puede leer perfectamente el documento.

 

6. CONCLUSIONES

Partimos de que el proyecto PARES supone un gran avance en el acceso y la localizacion de la documentación de carácter histórico en España. Es el primer intento de agregación de fondos documentales archivísticos en una plataforma electrónica única, que permite el acceso conjunto a una parte importante del patrimonio histórico documental estatal.

A pesar de ello este portal tiene pendientes algunos aspectos que, sin suponer mucho mas esfuerzo del que ya se ha realizado, podrían aún mejorar la aplicación y facilitar más el acceso al usuario. No deja de ser sorprendente que se hayan invertido tantos recursos y tiempo, y que ciertas facetas de aplicación poco costosas no se hayan tenido en cuenta. Son algunas de las que identificamos en este trabajo tras obtener una visión general de la apariencia y del funcionamiento del portal PARES con la ayuda de nuestro modelo de evaluación. Todo ello nos ha permitido observar los aspectos positivos y negativos, así como establecer recomendaciones para mejorar este gran servicio.

En cuanto a la descripción de contenidos consideramos que el usuario debe obtener información referente al número total de registros y a la cobertura documental, temática y temporal, y con ello nos referimos al tipo de fuentes o documentos que se recogen, a las materias que cubre, y a la fecha de inclusión de las nuevas referencias añadidas.

El acceso es sencillo, aunque al interrogar la base de datos sería bueno poder contar con índices y tesauros.

La mayor puntuación obtenida en cuanto al cumplimiento de los indicadores propuestos la obtenemos en la recuperación de documentos, así como en la facilidad y claridad de las ayudas. Es decir, la parte más complicada y difícil de conseguir en cualquier sistema de estas características.

Sin embargo hemos comprobado que hace falta proporcionarle más información y formación a los usuarios, como por ejemplo dar explicaciones referentes al contenido de la base de datos o actualizar la información de ayuda necesaria para trabajar con ella. Igualmente recomendamos la incorporación de herramientas de comunicación, como pueden ser las de contacto o de ayuda que permitan ofrecer una información adicional, tales como foros, chats, blogs, e–mail, Faq, tutoriales, etc, con el fin de que el usuario obtenga mayor información sobre el portal, en cuanto al uso y a las posibles dudas de utilización, ya que no debemos olvidar que todos los usuarios no son investigadores especializados en la materia, ni en las tecnologías y aplicaciones utilizadas en el portal. El usuario, su visión, sus necesidades, son el punto de partida del trabajo de un documentalista, y posiblemente, sea el profesional que mejor puede apoyar a informáticos y a archiveros cuando se trata de desarrollar de forma óptima aplicaciones de estas características.

 

ANEXO 1

 

7. BIBLIOGRAFÍA

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NOTAS

* Este trabajo es uno de los resultados del proyecto de Investigación titulado SOS Patrimonio Naval, financiado por el actual Ministerio de Ciencia e Innovación, con referenda I+D HUM–2007–61093/HIST

1 Un índice, según el Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Documentación (2004), es un instrumento auxiliar de descripción para facilitar la utilización de los instrumentos de descripción tradicionales. Son, por lo tanto, instrumentos que permiten conocer o identificar publicaciones primarías para, posteriormente, acceder a ellas. Un tesauro es, según el citado Diccionario, un vocabulario controlado de términos relacionados semánticamente y genéricamente sobre una materia específica. Lenguaje documental compuesto de una lista normalizada y estructurada de términos, con relaciones semánticas entre ellos, y que abre a uno o más campos específicos del conocimiento. Esto permite representar de manera unívoca el contenido de los documentos y de las consultas dentro de un sistema documental determinado. Procede del vocablo latino "Thesaurus", y se ha venido utilizando durante siglos con el significado de "tesoro de palabras" (López Yepes, 2004).