Introducción

La tarea de identificar, digitalizar y publicar colecciones, en particular de materiales patrimoniales, es un papel cada vez más importante para las bibliotecas alrededor del mundo. Con el propósito de ser lo más inclusivos posible y lograr una visión amplia, debemos entender por "fondos patrimoniales" a todos los materiales que se encuentran en fondos antiguos, reservados, colecciones especiales o en general aquellos que por su valor histórico, cultural, artístico o por ser únicos, raros o de limitada disponibilidad, son considerados de carácter patrimonial por la institución que los resguarda. La digitalización de estos fondos cumple con el doble propósito de, por un lado, proteger las colecciones al proporcionar vías alternas para su consulta y, por el otro, para ampliar la difusión de materiales que generalmente son poco conocidos pero de gran valor histórico y cultural.¹ Estas colecciones digitalizadas pueden ser de gran utilidad para la disciplina histórica en México, tanto para la investigación especializada como para la educación. Las colecciones también pueden ser de interés divulgativo y de cultura general para niveles educativos básicos así como para la población en general.

Los primeros esfuerzos de digitalización de bibliotecas comenzaron en la década de los noventa y se desarrollaron los primeros lineamientos, guías y estándares para buscar apoyar a las bibliotecas que emprendían estas tareas. Para fines de este artículo entendemos los proyectos de digitalización más allá del proceso de conversión de materiales a un formato digital. En su libro los autores Bünlow y Ahmon² identifican cuatro fases para los proyectos de digitalización. La primera involucra la selección del material, conseguir financiamiento o implementar un modelo económico, resolver aspectos relacionados con la propiedad intelectual y la planeación del proyecto. La segunda fase está enfocada a la digitalización que incluye también la implementación de control de calidad en imágenes y OCR en su caso, transcripciones si se realizan, metadatos estructurales y administración y manejo de archivos. La tercera fase corresponde a preparar la colección para su presentación en línea, a través de un sitio web. Si el proyecto de digitalización es comercial en esta fase se implementan los procesos de cobro y otros mecanismos de comercialización. También involucra la promoción y difusión de la colección. Si bien los autores no lo mencionan específicamente en esta fase se puede incluir la cosecha de la colección por otros proyectos o asegurar la interoperabilidad para que la colección digital sea incorporada fácilmente a otras colecciones. Por último, la fase cuatro contempla los temas del manejo y financiamiento a largo plazo de la colección digital, tanto las imágenes como los metadatos y la plataforma para su administración y difusión. Lopatin hace una revisión de la literatura en torno a proyectos de digitalización en bibliotecas en Estados Unidos e identifica los siguientes temas generales como prioritarios: administración de proyectos de digitalización, financiamiento, selección de materiales para digitalización, aspectos legales, metadatos, interoperabilidad y preservación.³

En años recientes la interoperabilidad se ha convertido en uno de los temas prioritarios para el desarrollo de colecciones digitales. En particular al principio era común la creación de proyectos colaborativos que trabajaban de forma centralizada. La Biblioteca Virtual Cervantes es un ejemplo de esto. Las distintas bibliotecas digitalizaban y enviaban los archivos a un repositorio central en donde los archivos eran procesados y publicados en una plataforma administrada centralmente. Si bien las bibliotecas generalmente mantenían una copia de las imágenes digitalizadas, los metadatos y la plataforma de distribución y difusión, así como el OCR y el etiquetado de texto si lo hubiere y otros aspectos se encontraban en una plataforma centralizada. Con la maduración de los proyectos de digitalización así como los cambios generados del ambiente web 1.0 hacia la 2.0 y actualmente hacia la web semántica o 3.0, es más frecuente encontrar modelos descentralizados o distribuidos para el desarrollo de proyectos de digitalización. En este modelo las instituciones suelen responsabilizarse no solo por la selección y digitalización en sí de los materiales pero también otros procesos como la transcripción o el OCR, la generación de la metadatos y la plataforma de publicación y difusión de los productos finales. Para mayor difusión buscan que sus plataformas sean interoperables con otras y así participan en otros proyectos compartiendo sus colecciones a través de cosechadores o linked data. De esta manera funcionan proyectos como la World Digital Library, la Biblioteca Digital del Patrimonio Iberoamericano o Europeana.

Otro tema de gran importancia ha sido la sostentabilidad a largo plazo de las colecciones. Un importante cambio de los primeros proyectos de digitalización a la fecha ha sido un mejor entendimiento de que debe contemplarse desde el principio un modelo de sustentabilidad y que la colección digital requiere inversión a largo plazo para poder garantizar su preservación. En un inicio muchos proyectos de digitalización enfocaban sus esfuerzos en asegurar financiamiento para el escaneo de los materiales pero no siempre se contemplaba su cuidado a largo o incluso mediano plazo. En el caso de las bibliotecas con materiales patrimoniales podemos encontrar diferentes modelos de financiamiento. En algunos casos las organizaciones han logrado recaudar recursos gubernamentales y el apoyo garantizado a través de la creación de unidades dedicadas específicamente a los proyectos de digitalización con la infraestructura tecnológica y humana necesaria. En otros casos se ha recurrido a empresas privadas como colaboradores en los proyectos de digitalización y se cobra el acceso a las colecciones digitales, como es el caso de los periódicos históricos de la British Library. Otras organizaciones han encontrado modelos mixtos que les permite ofrecer acceso parcial gratuito o cobran servicios adicionales, como por ejemplo, la imagen digitalizada sin marca de agua o de alta resolución.

Gracias al trabajo de casi dos décadas hoy en día existen importantes y ambiciosos proyectos de colecciones digitales patrimoniales como por ejemplo, Europeana, Gallica de la Biblioteca Nacional de Francia, el trabajo de la Biblioteca Británica, la Biblioteca Virtual Cervantes y la World Digital Library, por mencionar algunos. En Latinoamérica encontramos proyectos pioneros de los noventa como la biblioteca digital de la Biblioteca Nacional de Colombia y la Biblioteca Virtual Luis Ángel Arango. En este tiempo algunos países latinoamericanos participaron desde sus inicios a finales de los años noventa en la Biblioteca Virtual Cervantes. En años más recientes encontramos Memoria Chilena de la Biblioteca Nacional de Chile, que fue lanzada oficialmente en el 2003 y que es un ejemplo pionero de difusión del patrimonio cultural o el de la Hemeroteca Nacional Digital de México puesta en marcha en el 2002 y que es una de las colecciones digitales de periódicos históricos más importantes en la región.

Si bien existen importantes avances y encontramos proyectos de digitalización patrimonial notables como los que se mencionaron anteriormente, encontramos también muchos proyectos de digitalización que no han tenido el impacto deseado, en donde la utilización de los recursos no ha sido óptimo, o en donde no se ha podido sostener el proyecto y se ha perdido. Continuamos con el reto de lograr proyectos de digitalización sustentables.⁴ En Latinoamérica la digitalización y publicación del patrimonio documental para algunos países, como por ejemplo México, ha sido un camino con obstáculos y contratiempos. Encontramos también que muchas colecciones digitalizadas están dispersas, son difíciles de encontrar, han desaparecido o no son conocidas ya que tienen poca visibilidad para el usuario.

Aunado a esto, existe poca información sobre las iniciativas que existen, sobre cómo han sido realizadas y del tipo de impacto que tienen. Este desconocimiento obstaculiza la elaboración de estrategias digitales más robustas y dificulta el establecimiento de líneas prioritarias de apoyo y capacitación. En el caso particular de México, carecemos de información que nos permita evaluar el panorama actual de los proyectos de digitalización, por lo que estamos lejos de otros países que ya están trabajando en crear sistemas nacionales de infraestructura digital a través de sistemas integrales interconectados de colecciones digitales.

Con esta situación en mente, se llevó a cabo una investigación enfocada en bibliotecas y archivos que son las principales organizaciones encargadas de resguardar el patrimonio documental para ver si era posible elaborar un diagnóstico general y establecer las principales problemáticas para la digitalización de fondos patrimoniales en México. La investigación buscó ubicar con mayor precisión los retos y oportunidades para subsanar los problemas y establecer una plataforma de recursos digitales patrimoniales de mayor envergadura para lo que considera una descripción crítica de antecedentes, la detección de proyectos digitales y la aplicación de un cuestionario.

Antecedentes

El acervo documental patrimonial de un país como México es vasto y muy importante. El programa de la UNESCO, Memoria del Mundo, reconoce la importancia de salvaguardar los patrimonios documentales y, a su vez, las normas internacionales y la legislación nacional buscan garantizar el acceso y el disfrute del patrimonio cultural por la población en general.⁵ La digitalización de los fondos patrimoniales documentales es una buena forma de proveer acceso a la vez de proteger las colecciones ya que es una manera efectiva de mantener el delicado balance entre la protección y el disfrute de nuestro patrimonio. Para los historiadores el acceso a estos materiales es de vital importancia.

En las últimas décadas se han realizado un importante número de proyectos de digitalización de patrimonio, la mayoría conocidos por los bibliotecarios e investigadores que se encuentran en el medio. Sin embargo, el trabajo de documentación en torno a estos proyectos es reducido y existen muy pocos trabajos teóricos generados en el contexto mexicano. García se refiere a la poca disponibilidad y propone: “fomentar la importancia de producir documentos de trabajo, libros blancos, recomendaciones, estudios y reflexiones que reflejen las experiencias de las instituciones y de los profesionistas, tanto positivas como negativas.”⁶ La búsqueda de antecedentes relevantes para este proyecto reveló una situación similar pues se encontró relativamente poca información relacionada con los proyectos de digitalización de fondos patrimoniales en México.

Uno de los primeros antecedentes de la digitalización de fondos patrimoniales en México es de noviembre 2005, cuando el Seminario de Digitalización del Instituto de Investigaciones Estéticas de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) organizó el Foro Digitalización y Patrimonio. El evento de dos días, enfocado específicamente a la digitalización y a los materiales patrimoniales, consistió en dos ponencias magistrales y seis mesas redondas. Se observó que, pese a haberse llevado a cabo hace más de una década, los objetivos de las mesas redondas identificaron problemáticas que todavía se padecen hoy, como la falta de conexión o comunicación entre los diversos proyectos de digitalización de las instituciones mexicanas aplicados al patrimonio histórico.⁷

El Grupo de Investigación sobre Políticas Culturales del Seminario trabajó aproximadamente del 2001 al 2005 y generó el documento Panorama de la digitalización de bienes culturales en México. El documento de 27 páginas resume y apunta los principales puntos relacionados con este tema. Si bien se mencionan tres o cuatro proyectos en particular, el documento es más bien de tipo reflexivo y teórico, apuntando a problemas generales, conceptuales y estructurales que obstaculizan la digitalización del patrimonio cultural. De manera específica, identifica una ausencia de políticas generales por parte del Estado en torno a la digitalización, así como un sistema jurídico débil o contradictorio. El documente considera sobretodo que la forma de abordar la digitalización es un reflejo del rol que las instituciones han asumido en la sociedad. Así, la digitalización pone en relieve cómo las instituciones mismas entienden su papel dentro de la sociedad. A la pregunta expresa de ¿para qué digitalizar?, la respuesta de cada institución nos ayudará a “entender cómo éstas visualizan su propio legado, sus estrategias o carencias de preservación, el tipo de acceso a sus materiales y la función social que cumplen sus acervos”. ⁸

El documento argumenta que, si bien la digitalización es un paso positivo para la conservación, es importante que en el proceso las instituciones también asuman el compromiso de proveer acceso a la sociedad en su conjunto del patrimonio que resguardan. El problema observado es que las obligaciones para compartir los contenidos con la sociedad son entendidas de una forma reducida por muchas instituciones mexicanas, ya sea por la necesidad de control o por restricciones jurídicas. Así, aun cuando han llevado a cabo proyectos de digitalización, el material que ponen a libre disposición a través de sus sitios web es poco e insuficiente. En muchos casos continúa siendo necesario ir en persona a la institución para poder tener acceso a su contenido digital, lo que reduce mucho su impacto y el acceso a través de la red. Estas contradicciones son “efectos que son síntoma y explicación de la carencia de políticas claras a nivel institucional en los organismos encargados de la cultura en México, lo que no permite una inserción claramente definida desde el ámbito patrimonial y jurídico de bienes culturales, especialmente en el caso de archivos y bibliotecas.”⁹

Si bien el Seminario de Digitalización y sus grupos de trabajo se descontinuó, muchos de los integrantes y de los proyectos que se presentaron en el Foro han continuado su trabajo y siguen formando parte de la UNAM y de otras instituciones con diferentes alcances. Sin embargo, poco de este trabajo ha sido documentado o descrito en alguna publicación. Una excepción es el caso del capítulo “Diez años de la Hemeroteca Nacional Digital de México (HNDM)” por Curiel y Jiménez¹⁰, que detalla la historia y el trayecto de uno de los proyectos más ambiciosos de digitalización de patrimonio en nuestro país. Es interesante notar que gran parte del éxito de este proyecto fue el de procurar el apoyo no sólo de la UNAM sino también de empresas privadas, hecho al que alude García como un acierto.¹¹ Si bien esto no está mencionado explícitamente en el capítulo, queda claro que la HNDM no sólo fue el resultado de un importante esfuerzo organizacional sino, sobre todo, de una labor de convencimiento y recaudación del apoyo necesario. Esto da sostén a la tesis de que los proyectos de digitalización exitosos deben incluir las tareas de cabildeo y aseguramiento de recursos ya que, aparentemente, éstas no están contempladas por los encargados de financiar las instituciones que resguardan el patrimonio documental. Un claro ejemplo es lo sucedido con la versión digital de la organización hermana, la Biblioteca Nacional Digital de México (BNDM), que fue inaugurada en el 2015 -más de 10 años después que la HNDM-, lo que sugiere dificultades provocadas por la falta de planeación en cuanto al financiamiento.

Los proyectos de digitalización del patrimonio documental podrían ser más exitosos si dentro de las mismas instituciones se reconociera y apoyara la importancia de estos proyectos, logrando el financiamiento y apoyo a largo plazo para su desarrollo. Asimismo, si bien actualmente se reconoce que ha habido avances, continúa señalándose la ausencia de una política nacional con la legislación apropiada y el entendimiento de la digitalización como un beneficio público. Si existiera este marco también podría facilitarse a las organizaciones generar este apoyo para el desarrollo de proyectos. Si bien no todo el quehacer archivístico está relacionado con el patrimonio bibliográfico, en la Iniciativa de Ley General de Archivos 2016 sí se alude a los sujetos obligados que cuenten con documentos de valor histórico y que formen parte del patrimonio documental a “desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales” y promover el acceso “libre y gratuito”.¹² El trabajo pendiente es ver cómo se articularán estos esfuerzos y cómo las principales instituciones con documentos históricos, tales como el Archivo General de la Nación, el Instituto Nacional de Antropología e Historia o la Biblioteca Nacional de México, podrán colaborar entre sí. Si bien es importante que la Secretaría de Cultura cuenta ya con una oficina de Agenda Digital, es importante mencionar que fue creada recientemente. En este sentido otros países han creados estas estructuras institucionales desde hace más de dos décadas.

México en los proyectos de digitalización

La participación de México en proyectos colectivos ha estado más bien enfocada a proyectos internacionales y no nacionales¹³. Hasta el momento no parece existir un proyecto nacional de digitalización del patrimonio bibliográfico mexicano, como Gallica de la Biblioteca Nacional de Francia o el esfuerzo paneuropeo de Europeana que reúne colecciones digitales de múltiples instituciones europeas. Si bien la inserción de México en importantes programas internacionales como Memoria del Mundo o la Biblioteca Virtual Cervantes (BVC) ha dado visibilidad y salida a nuestro patrimonio, estos no se encuentran conectados con la idea de un patrimonio nacional digitalizado. El proyecto Letras Mexicanas Biblioteca Virtual por ejemplo, está contenido dentro de la BVC, proyecto auspiciado originalmente por la Universidad de Alicante en España con patrocinio del Banco Santander y de la Fundación Marcelino Botín.

Otro ejemplo interesante de cooperación internacional entre bibliotecas universitarias es el proyecto Primeros libros de las Américas- Impresos mexicanos del siglo XVI en bibliotecas del mundo, una iniciativa en donde participan varias universidades mexicanas y estadounidenses en casi igual proporción, donde sobresale la existencia de documentación suficiente acerca de las intenciones de los proyectos y de los procesos realizados¹⁴. Recientemente se han incorporado también España y Chile.

La participación en proyectos internacionales no es algo negativo pero sí debe de tomarse en consideración que puede ser la consecuencia de falta de apoyo a nivel local y la ausencia de un proyecto nacional. Es probable que estos proyectos internacionales han ofrecido a las bibliotecas mexicanas oportunidades y proyectos que no han encontrado en un ambiente nacional. Las implicaciones de esto son de mayor alcance cuando pensamos en otro tipo de proyectos como Google Books, en donde las implicaciones legales y culturales de depositar la responsabilidad de la digitalización de nuestro patrimonio bibliográfico en manos de empresas privadas sin una adecuada negociación pueden ser muy costosas, la más grande siendo que el patrimonio digitalizado sea administrado de forma exclusiva por empresas externas sin injerencia de las organizaciones nacionales encargadas de custodiar el patrimonio. La sustentabilidad de los proyectos de digitalización está ligado a los esquemas de financiamiento de estas iniciativas. Estos esquemas se establecen basados en decisiones previas acerca del manejo del patrimonio digitalizado, por ejemplo, sí debe estar disponible de forma gratuita y abierta a cualquier usuario o podemos asignar un costo a su consulta. Nuevamente encontramos diferentes modelos, en donde por ejemplo, Gallica ofrece todo su contenido de forma libre mientras que la British Library utiliza un modelo de paga para la consulta de numerosos documentos.

Existen algunos ejemplos de proyectos colectivos nacionales producto de la colaboración entre instituciones mexicanas. Uno de ellos es el Catálogo Colectivo de Marcas de Fuego, en donde la Biblioteca Franciscana de la Universidad de las Américas Puebla, la Provincia Franciscana del Santo Evangelio de México y la Biblioteca Histórica José María Lafragua de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla emprendieron conjuntamente la construcción de esta herramienta. Para ello dispusieron de estudios y observaciones sistemáticas de experiencias que los llevaron a la propuesta de una metodología específica, con procedimientos de registro manual, fotográfico (con sus metadatos correspondientes) y a la aplicación probada de un software libre -xmLibris- desarrollado por el CIRIA (Centro Interactivo de Recursos de Información y Aprendizaje) de la Universidad de las Américas Puebla¹⁵.

Es importante notar que este mismo software ha sido el motor para otro proyecto colectivo que ahora está en fase beta, Indixe de Archivos y Fondo Antiguo, encabezado por REMERI (Red Mexicana de Repositorios Mexicanos) y que actualmente agrupa colecciones de numerosas universidades mexicanas con bibliotecas con fondos patrimoniales. Este es un esfuerzo notable por encontrar la forma de indexar y conectar colecciones digitalizadas de patrimonio documental, tomando la experiencia de proyectos importantes anteriores como el de la Red Nacional de Acervos Antiguos Digitalizados¹⁶, CIText y los esfuerzos iniciales de RABID (Red Abierta de Bibliotecas Digitales). Si bien el segundo no estaba específicamente enfocado a recursos patrimoniales, sí sentó las bases para grupos de trabajo y de producción tecnológica que permitieron proyectos a largo plazo como Indixe.

Diagnóstico

Como se mencionó anteriormente, si bien existen proyectos de digitalización de fondos patrimoniales en México en las últimas décadas, hay escasa documentación y bibliografía acerca de los mismos. Por lo tanto, se decidió elaborar un cuestionario con el objetivo de recolectar información acerca de los proyectos de digitalización actuales y de los planeados a futuro para así identificar temas prioritarios para las organizaciones encargadas de resguardar fondos patrimoniales. Al ser un primer ejercicio de este tipo se estableció como meta principal la identificación de temas prioritarios y se asumió que éste es una primera investigación exploratoria y descriptiva.

El primer paso para la elaboración del cuestionario fue buscar otras encuestas de corte similar enfocadas a materiales patrimoniales y culturales. En 2011 se creó el observatorio ENUMERATE que tiene como objetivo recaudar información estadística acerca de digitalización, preservación digital y acceso en línea al patrimonio cultural Europeo¹⁷. A través de tres encuestas en 2012, 2014 y 2015, ENUMERATE ha creado una serie de indicadores relacionados con cuatro temáticas principales: ingesta, demanda, financiamiento y sustentabilidad.¹⁸ Si bien el material es de mucho interés, su espectro es mucho más ambicioso y amplio que el propuesto aquí, ya que incluye la digitalización de todos los materiales culturales incluyendo materiales de museos. Por lo tanto, los números se refieren a una gama demasiada amplia de objetos y no de bibliográficos en particular.

El Survey of Library and Museum Digitization Projects del 2014¹⁹ elaborado por el Primary Research Group pretende tener una proyección internacional, sin embargo la mayoría de las instituciones participantes son de Estados Unidos y el Reino Unido y no parece haber participación de museos o bibliotecas latinoamericanas, por lo que los resultados son interesantes meramente como punto de comparación. Es de notarse que el 26% del gasto de digitalización de las bibliotecas estadounidenses está destinado a las digitalización de las colecciones especiales, que generalmente son fondos patrimoniales. Adicionalmente se observó que, de las organizaciones encuestadas, las bibliotecas con colecciones especiales tenían el mayor número de visitas a sus colecciones digitalizadas.

El reporte de la Comisión Europea²⁰ comprende a la Unión Europea y examina la digitalización del patrimonio cultural en general y no sólo el documental. En él se describe cómo, si bien se han hecho importantes esfuerzos, todavía hay mucho material por digitalizar y que la fuente de financiamiento continúa siendo de recursos públicos. Se mencionan algunos esfuerzos por trabajar con financiamiento mixto (público/privado) pero encuentran preocupante que estos acuerdos generalmente no son transparentes ni es clara su duración. De particular relevancia para este estudio se encontró que los materiales digitalizados para el dominio público generalmente no son realmente accesibles ya que se utilizan marcas de agua intrusivas, resolución muy baja u otras medidas de protección. Se revisaron otras encuestas enfocadas a regiones geográficas más específicas enfocadas a la digitalización del patrimonio cultural en términos generales, aunque algunas realizan algunas especificaciones sobre el patrimonio documental.²¹ No se encontraron trabajos de este tipo en Latinoamérica. Esto nuevamente puede ser un reflejo directo de la limitada documentación disponible mencionado anteriormente. La importancia de elaborar encuestas y documentar el ámbito de la digitalización del patrimonio radica en que nos permite contar con información que posteriormente servirá para elaborar diagnósticos, detectar problemas y carencias y diseñar estrategias para optimizar y mejorar los proyectos de digitalización y el acceso en línea al patrimonio cultural. Por lo tanto se considera importante realizar este tipo de trabajo en México, aunque inicialmente tenga un carácter descriptivo.

A partir de este trabajo y la evaluación de las necesidades de información se diseñó un cuestionario con el objetivo de recolectar información cualitativa y cuantitativa acerca de los proyectos de digitalización en proceso o en planeación de las organizaciones sondeadas. El cuestionario cuenta con once secciones, más una adicional para comentarios libres, dividido de la siguiente manera:

Se creó otro cuestionario para las organizaciones sin proyectos de digitalización buscando identificar si existía interés en realizar proyectos y cuáles eran las razones en caso de no haber podido avanzar. Ambos cuestionarios se encuentran como anexos 1 y 2.

Difusión de la encuesta

Como se comentó anteriormente existe poca información en torno a los proyectos de digitalización en México y no parece existir un catálogo general y menos uno de fondos patrimoniales en particular, de organismos que hayan llevado a cabo proyectos de digitalización. Se encontró, por ejemplo, un catálogo de iniciativas de digitalización de colecciones de especial interés para Estudios Latinoamericanos elaborado por REDIAL en 2013, pero con colecciones de instituciones españolas. Debido a las dificultades para identificar los proyectos de digitalización existentes en México, fue necesario encontrar los mecanismos óptimos para contactar a la mayor cantidad de organizaciones pertinentes posible.

Como parte de la investigación se hizo una lista de las bibliotecas que cuentan con fondos antiguos en México y que posiblemente tuvieran proyectos de digitalización de sus materiales. Se partió de una lista previa compilada por la BUAP; se consultó El Catálogo Colectivo de Fondos Antiguos que busca describir y localizar los fondos antiguos pertenecientes a diversas bibliotecas públicas y privadas; el programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos y Bibliotecas de México (ADABI), que incluye un listado de instituciones participantes que cuentan con libros antiguos; y la información disponible de la Asociación Mexicana de Bibliotecas e Instituciones con Fondos Antiguos A.C. La lista fue posteriormente complementada con información acerca de las bibliotecas que contaran con fondos a través de una búsqueda y lectura de bibliografía especializada en fondos patrimoniales de México.²² Con el fin de darle la mayor difusión posible, el cuestionario fue desarrollado en línea y los interesados fueron contactados vía correo electrónico así como a través de listas de distribución de bibliotecas mexicanas. La recaudación de datos se llevó a cabo del 15 de febrero al 15 de abril del 2016.

Resultados

Se compiló una lista de 84 organizaciones con fondos patrimoniales de las cuales 25 no contaban con correo electrónico, así que en total contamos con 59 contactos. Existe claramente una brecha digital todavía entre organizaciones encargadas de fondos patrimoniales, como en muchas otras, en donde hay organizaciones que están trabajando proyectos de digitalización y hay otras que no cuentan con correo electrónico. Solicitamos que la información fuera redistribuida buscando crear un efecto 'dominó' y lograr contactar a más personas. Recibimos en total 23 respuestas (16 del cuestionario 1 y 7 del cuestionario 2) que representa aproximadamente un 40% del total de nuestro universo detectado.

De los encuestados, el 87% está conformado por bibliotecas académicas de diversos tamaños, desde pequeñas (entre 1-9 empleados), hasta grandes (más de 100).

De los encuestados con proyectos de digitalización encontramos “difusión del patrimonio”, seguido por “preservación”, entre los principales motivos para emprender proyectos de digitalización. Esto es comparable con los resultados de estudios de otros países en donde estos fueron los dos factores más comunes para la digitalización del patrimonio cultural (gráfica 1).

Gráfica 1 Número de personas involucradas en los proyectos de digitalización. 

La variedad de materiales digitalizados es amplia, siendo libros lo más común, pero también encontramos manuscritos, revistas, hojas de contacto, fotografías, códices, diapositivas, materiales cartográficos, grabados, ilustraciones, cartas, objetos sonoros, actas notariales, periódicos y mapas y planos arquitectónicos. Pese a que el objetivo de esta encuesta no incluía una gama tan amplia como las otras encuestas revisadas, es claro que los fondos patrimoniales contienen una variedad de objetos, no solamente textos. Se solicitó información en torno a la temática o periodo histórico de los materiales y se mencionó entre otros: Revolución, Independencia, Novohispanos, Conquista, Historia de México y materiales de los siglos XVI hasta el XIX. Esto no es sorprendente tomando en cuenta que nos enfocamos sólo a proyectos de digitalización de fondos patrimoniales que generalmente cuentan con material de estos periodos (figura 1).

Figura 1. Tipos de materiales y temas más frecuentes 

En términos de presupuesto, la mayor parte de los proyectos fueron financiados con recursos propios de la biblioteca o del archivo. Algunos contaron con presupuesto adicional de una organización paraguas -una universidad, por ejemplo. Encontramos menos financiamiento externo de lo esperado, pero entre los mencionados encontramos algunos de corte gubernamental como PIFI y PADES, ambos de la SEP; Conacyt o recursos federales mencionados genéricamente; de asociaciones civiles como ADABI (Fundación Harp Helú) o CUDI (Corporación Universitaria para el Desarrollo de Internet) y de origen universitario como la Secretaria de Desarrollo Institucional de la UNAM. Más del 40% del financiamiento es por un año o menos, mientras que el 13% es por más de 5 años y poco más del 30% es financiamiento permanente (gráfica 2).

Gráfica 2 ¿Cuál ha sido la fuente o fuentes de financiamiento para la digitalización? 

También preguntamos a los encuestados si creían que el presupuesto para la digitalización en los próximos años disminuiría, se mantendría igual o si crecería. Las respuestas fueron en general optimistas, sin embargo encontramos discrepancia y variedad entre las respuestas, lo que nos permite pensar que el panorama es heterogéneo y no existen fuentes de financiamiento garantizadas o estables para los proyectos de digitalización (gráfica 3).

Gráfica 3 Pronóstico de crecimiento de financiamiento 

En términos de gastos por proyecto de digitalización encontramos que el 75% de los encuestados tuvo que adquirir software o hardware para su realización. Casi una tercera parte de los encuestados contrató una empresa externa para ello, de los cuáles el 66% calificó la experiencia como buena. Sin embargo, casi un 17% calificó la experiencia con la empresa externa como mala y juzgó el proyecto como un fracaso con complicaciones. En algunos casos, si bien la empresa no contaba con el conocimiento, éste se pudo ir construyendo: "La empresa contratada admitió tener nula experiencia en la digitalización de libros antiguos, pero se mostró en todo momento abierta para aprender y perfeccionar sus técnicas. Los problemas surgían en los controles de calidad que no siempre satisfacían a la biblioteca y debieron repetir varios cientos de imágenes."

En cuanto al personal contratado dentro de la biblioteca encontramos que el 63.5% de las bibliotecas contaba con entre una y tres personas colaborando en proyectos de digitalización (gráfica 4).

Gráfica 4 Número de personas asignadas a proyectos de digitalización. 

El tiempo dedicado a esta tarea varía mucho, desde 60 hasta 5 horas semanales. El promedio es de 40 horas, equivalente a un tiempo completo. El pago por honorarios, el contrato externo vía empresa, becarios y servicio social, figuran entre las respuestas en cuanto a la contratación del personal, sin embargo, lo más común es que las personas trabajando en los proyectos de digitalización, si bien son pocos, tengan plaza. Prácticamente todos los proyectos de digitalización tuvieron que realizar algún tipo de capacitación, sobre todo en manejo de escáner, catalogación y el uso del sistema para el manejo de la colección. Los encuestados no identificaron dificultades particulares para que su personal se capacitara para cubrir las necesidades del proyecto de digitalización.

En cuestiones relacionadas con los procesos establecidos para seleccionar el material para digitalizar encontramos diferentes estrategias, casi todas comunes y recomendadas para proyectos de digitalización como las necesidades y solicitudes de usuario, criterios de conservación, necesidades de investigación, preservación de libros únicos y raros y el seguimiento de políticas establecidas. ²³

El 80% de los encuestados tenía la certeza de la legalidad de la digitalización del material, mientras que el 20% dijo no estar seguro. En términos del permiso sobre el material digitalizado el 60% dijo que lo distribuía con una licencia Creative Commons y sólo el 20% lo hacía con todos los derechos reservados. Algunos encuestados tenían muy clara la situación: "Los materiales digitalizados son aquellos que son parte del patrimonio de la nación y contamos con los permisos necesarios para su procesamiento y difusión. Los materiales que cuentan con derechos de copyright o derechos de autor no son considerados en los proyectos", mientras que otro, por ejemplo, contestó: "Este asunto no lo hemos revisado a detalle".

Se preguntó si el proyecto prevé la preservación de los archivos digitales y el 85% de los encuestados contestó que sí, lo cual fue sorprendentemente positivo. Sin embargo, adentrándose en los comentarios adicionales proporcionados por los encuestados fue claro que se entiende la preservación de una forma limitada y no amplia. La mayoría de los encuestados estaba pensando en la preservación digital como la creación de respaldos y seguridad pero no en una preservación digital integral a más largo plazo.

El 81% de los proyectos utiliza metadatos, siendo Dublin Core el estándar más común. Se mencionan también MARC21, RDA, LC y otros metadatos más específicos para fotografías. Aunque en general hay satisfacción con el sistema de metadatos que utilizan, un importante 40% menciona que el estándar que utilizan tiene muchas limitaciones. El 60% de los proyectos de digitalización contempla explícitamente la interoperabilidad con otros proyectos a través de compartir metadatos, catálogos compartidos, registro en otros proyectos, cosechador de repositorios (REMERI²⁴ u otro) por mencionar algunos ejemplos. Es preocupante que el 40% no contempla interoperabilidad de forma explícita, ya que esto ratifica la idea de un panorama nacional de proyectos aislados e individuales que no permite el intercambio de datos para facilitar el descubrimiento y mejorar los servicios de estas colecciones digitalizadas.

En cuestiones de divulgación y difusión el 46% realiza actividades de difusión mientras que el 54% no; los que sí, utilizan Facebook, Twitter y la página de la biblioteca. Considerando que una de las razones principales para realizar proyectos de digitalización es la difusión de las colecciones, es un poco contradictorio que más de la mitad no cuente con una estrategia para ello. Es común entre proyectos de digitalización de cualquier tipo considerar que con poner el contenido en línea ya es suficiente para que sea conocido y se limitan a eso ya sea por falta de recursos, conocimiento o personal. La mitad de los encuestados utiliza métricas de uso, los sistemas mencionados fueron Google Analytics, sistema del Dspace, Statcounter y conteo de descargas. Sin embargo, pese a no enfocarse a la difusión específicamente, casi el 60% dice que la digitalización sí ha tenido un impacto en términos de acceso e incluso varios se refieren a estadísticas muy específicas, lo que indica un conocimiento y un interés en el impacto generado (gráfica 5).

Gráfica 5 Percepción del incremento en número de personas que conocen las colecciones. 

También se solicitó información acerca del uso de estrategias de impacto y de la participación ciudadana. Muchas bibliotecas alrededor del mundo han empezado a utilizarlas, por ejemplo, la New York Public Library utiliza un sistema de "crowdsourcing" en donde el público general puede participar en la tarea de transcribir menús históricos que ha digitalizado la biblioteca a través de una plataforma en línea.²⁵ En la encuesta preguntamos si se había empleado algún tipo de "crowdsourcing" para catalogar, digitalizar, describir, etiquetar o algún otro proceso durante la digitalización de sus colecciones pero prácticamente ninguno lo había utilizado. Es posible ver que si bien ha habido avances, los proyectos de digitalización suelen ser bastantes tradicionales en este aspecto. Esto no es sorprendente ya que todo parece indicar que estamos viviendo un rezago histórico en donde los cambios para incorporar la digitalización a las bibliotecas han sido lentos y difíciles de financiar.

En caso de no contar con un proyecto de digitalización se preguntó si existían planes para poner uno marcha. En los casos de respuesta afirmativa, las razones citadas para no haberlo hecho fueron principalmente la falta de presupuesto, seguida por la falta de interés de la administración y la falta de tiempo. En los casos en los que no existían planes, las razones eran problemas o incertidumbre legal, falta de relevancia o interés y falta de presupuesto o apoyo.

Conclusiones

Encontramos un rango muy amplio en cuanto al tamaño de las instituciones que cuentan con proyectos de digitalización de fondos patrimoniales, así como del tipo de material con el que cuentan e incorporan. Esta diversidad incrementa la complejidad en términos de elaborar estrategias o guías para promover este tipo de actividades. La revisión de otras encuestas a nivel internacional indica que la tendencia es llevar a cabo diagnósticos sobre la digitalización del patrimonio cultural en general, incluyendo material de bibliotecas, archivos y museos. Sería ideal poder llevar a cabo un diagnóstico más amplio a nivel nacional. Esto requeriría por supuesto la disponibilidad de recursos humanos y tiempo para realizar una investigación de mayor alcance.

Las temáticas y los periodos de los proyectos de digitalización reflejan, como es de esperarse, materiales patrimoniales. Debido a su naturaleza patrimonial se espera que, al igual que en otros países debería de existir un interés particular para promover su cuidado y consulta a través de la digitalización²⁶. En el 2003 un estudio de instituciones en Estados Unidos, Canadá y el Reino Unido encontró que la mayoría de los proyectos de digitalización eran esfuerzos aislados y se entendían como proyectos especiales dentro de las organizaciones y rara vez como parte integrada a sus funciones.²⁷ Sin embargo, los resultados de encuestas más recientes han encontrado, por lo menos en términos de financiamiento, un panorama más estable. Por ejemplo, ENUMERATE de la Comisión Europea reporta que el 88% de las instituciones ya cuenta con financiamiento interno para sus proyectos de digitalización, aunque no es claro si este es permanente o temporal.²⁸ Es importante notar que ya es más común contar con financiamiento asignado específicamente para este trabajo. De la misma forma, ENUMERATE encontró que en Europa un promedio de ocho personas está dedicada exclusivamente a actividades de digitalización; mientras que en las organizaciones en México el promedio es de tres personas. Es lamentable que no existan estadísticas anteriores para nuestro país, pero es altamente probable que, si bien todavía no se compara con países europeos, el número ha crecido. Sin embargo, encontramos opiniones diversas en torno al pronóstico de crecimiento, lo que refleja un panorama incierto. Sería importante continuar monitoreando estos datos para poder evaluar si existe una tendencia favorable en cuanto al presupuesto y personal asignado a la digitalización de fondos patrimoniales.

Casi una quinta parte de los encuestados no estaba segura si contaba con los permisos necesarios para digitalizar su material. Esto es un tema preocupante ya que suele considerarse que el material patrimonial es relativamente más sencillo que otros. Conforme se avance sobre la digitalización de todos los materiales, incluyendo los modernos, los retos legales serán cada vez mayores, situación detectada por el último diagnóstico de la Comisión Europea para la implementación de recomendaciones sobre la digitalización y acceso en línea de materiales culturales y de preservación digital.²⁹ La posibilidad de digitalizar el patrimonio demanda la actualización de políticas organizacionales así como de sus alcances legales, tema que aún está pendiente.

Es interesante notar que si bien una de las principales razones para digitalizar es la difusión, más de la mitad de los proyectos encuestados no hace labor de difusión de sus colecciones digitalizadas y sólo la mitad estudia su impacto a través de métricas. Con el advenimiento de la era digital las instituciones que resguardan el patrimonio y en particular las bibliotecas se han enfrentado a grandes cambios en las posibilidades que pueden ofrecer a sus usuarios en términos de sus colecciones y servicios. Es probable que la difusión de estos materiales requiera de tiempo y/o de conocimiento que actualmente no se tiene. Sin embargo, la percepción del incremento en el uso y el impacto de sus materiales es positivo en la mayoría de los encuestados pese a falta de estrategias de difusión concretas. Por el momento, ninguna organización está trabajando en una interacción más sofisticada con sus usuarios como “crowdsourcing”, lo que indica un importante rezago.

El siguiente paso está relacionado sin duda con el uso de las colecciones no de forma aislada sino a través de su descubrimiento en plataformas más integradas. Si bien existe un buen trabajo en catalogación y metadatos, lo que incrementa la localización de las colecciones, el 40% de los encuestados todavía no contempla de forma explícita la interoperabilidad con otros proyectos de digitalización. Sería importante trabajar de forma colectiva sobre este tema para evitar los silos de colecciones digitales. Actualmente no contamos con infraestructuras tecnológicas impulsadas por alguna agencia gubernamental responsable, como por ejemplo DAIRAH en Europa, que es una plataforma que permite compartir datos y herramientas digitales así como conocimiento y experiencias. Contamos con proyectos aislados con poca interconexión que se verían beneficiados si se pudieran compartir en plataformas de interconexión. Los metadatos sientan las bases pero hay camino por recorrer.

Es interesante notar que la capacitación es menos importante y que los principales retos mencionados están más relacionados con aspectos metodológicos y conceptuales que prácticos. Por ejemplo, un encuestado mencionó que entre las principales lecciones aprendidas: “Hay que tener una planeación, objetivos y metas claros y definidos. Un desarrollo de colecciones u objetos digitales debe de estar establecido. Falta una estrategia digital institucional donde encuadrar la estrategia de patrimonio cultural digital.”

Otro tema importante es que los proyectos de digitalización tienen que entenderse no sólo como el proceso físico del escaneo, sino como toda una cadena que va desde la selección de los materiales hasta el almacenamiento, difusión y preservación de la colección digitalizada. Un encuestado comenta: “El proceso de digitalización se considera solamente como el escaneo de documentos y su resguardo en un archivo, cuando no es así. Yo creo que debe haber toda una promoción de la cultura de la digitalización y la preservación de la información, así como criterios de interoperabilidad y selección para la información a resguardar.”

La digitalización de nuestros fondos patrimoniales crea una nueva colección que debe de custodiarse y preservarse a largo plazo, sin embargo, la preservación digital es un tema relativamente desatendido. Si bien la mayoría de las organizaciones considera que lo están atendiendo al generar respaldos de los materiales digitales, es importante trabajar sobre procesos de preservación digital más integrales y que garanticen el acceso a estas colecciones digitales para generaciones futuras. Actualmente esto no parece estarse solucionando adecuadamente.

Al principio de la investigación se pretendía establecer las principales problemáticas para la digitalización de fondos patrimoniales en México y esto se logró solo parcialmente. Al no existir datos concretos en torno al estado de la digitalización del patrimonio en México, este primer acercamiento es principalmente descriptivo al tratarse de una primera consulta directa a los encargados de proyectos de digitalización. Sin embargo, este primer acercamiento es útil en el sentido de que sienta las bases para ubicar los principales retos y oportunidades que pueden abordarse con investigaciones más puntuales. Partiendo de los resultados de la revisión de la literatura y los resultados de la encuesta se pueden identificar los siguientes puntos más sobresalientes:

Si bien consideramos que la encuesta nos proporcionó unos primeros datos importantes sería deseable contar con una mayor cantidad de respuestas para poder dar un mejor panorama. Si bien identificamos lazos profesionales y algunos proyectos colaborativos, no encontramos plataformas que faciliten la identificación y contacto de las organizaciones involucradas en este tipo de proyectos. Al tratar de identificar los actores no logramos detectar una comunidad o grupo de trabajo activo en esta temática de digitalización de fondos patrimoniales a nivel nacional. Consideramos necesario establecer redes de comunicación y de cooperación entre las organizaciones con proyectos de digitalización con fondos patrimoniales.

De la información disponible consideramos que el apoyo a los proyectos de digitalización y la sustentabilidad de los mismos continua siendo un panorama bastante incierto. Por lo tanto, se considera importante que se continúen realizando estudios y diagnósticos sobre este tema para que podamos contar con información confiable y documentada acerca del panorama que a su vez nos permitirá hacer recomendaciones y tomar decisiones informadas.

Existe una amplia gama de materiales a digitalizar dentro de los fondos patrimoniales así como las distintas condiciones en términos de tamaño y recursos disponibles de las organizaciones. Uno de los retos es encontrar los puntos de coincidencia para lograr trabajar en equipo pero también atendiendo situaciones particulares. También es importante colaborar y conversar con otras instituciones encargadas de patrimonio tales como museos que si bien resguardan otros tipos de materiales podemos lograr puntos de acuerdo.

Dentro de este marco existe también la importancia de conocer mejor la capacidad de autogestión de las organizaciones y sus limitantes; cómo conciben su papel como custodios de patrimonio en la era de digital y hasta donde entienden sus responsabilidades de proteger y de proveer el acceso a este patrimonio digitalizado; el tema de la gratuidad o el cobro de este acceso a estos materiales patrimoniales y los posibles esquemas de financiamiento derivados de estos planteamientos y los aspectos legales que facilitan u obstaculizan los proyectos.

Continuan siendo importante ampliar el concepto de proyectos de digitalización y que este no esté limitado simplemente al escaneo de los materiales. Los temas de las plataformas de difusión y su interoperabilidad así como la sustentabilidad y preservación a largo plazo de estas colecciones digitalizadas son cruciales. Si bien está indicada la difusión como una de las principales razones para digitalizar no contamos actualmente con formas de medir o evaluar el uso y el impacto de estas colecciones digitales. Los principales proyectos colectivos en los que encontramos participación de las instituciones nacionales suelen ser proyectos internacionales. Con las opciones de interoperabilidad disponibles hoy en día sería interesante la posibilidad de contar con una plataforma nacional de colecciones digitalizadas de fondos patrimoniales. Conforme sea cada vez más vital la existencia de una infraestructura digital que apoye las labores de investigación, docencia y difusión, será más apremiante la necesidad no sólo de digitalizar acervos, sino de encontrar mecanismos para incorporar estas colecciones y ofrecer herramientas digitales que permitan aprovecharlas de mejor manera y así asegurar que el patrimonio sea fácilmente asequible a la vez de conservarse para futuras generaciones.